Van syndicus veranderen stap 4 - Lastenboek en offertes

Lastenboek en contract voor nieuwe syndicusNu u een eindselectie van valabele kandidaten heeft gemaakt, is het tijd om concreter te worden en schriftelijke offertes te vragen. Vraag echter nooit zo maar een vrije offerte aan elke syndicus, want dan krijgt u zo veel verschillende antwoorden als u aanvragen gedaan heeft en zijn de deze heel moeilijk ten opzicht van elkaar af te wegen. U kunt beter een klein lastenboek maken met wat u verwacht van de syndicus en een antwoord punt per punt vragen. Zo krijgt u beter vergelijkbare aanbiedingen.
Wat moet er nu zo al in een lastenboek staan?


Kent u nog anderen voor wie deze informatie nuttig kan zijn? Deel het artikel dan via Facebook, Twitter of gewoon mail, via de knoppen links op het scherm.

Voor u zich vastpint op standaard vragenlijsten,  kunt u best al eens aan al uw mede-eigenaars vragen wat de belangrijkste verwachtingen aan de syndicus zijn. Maak zelf al een lijst om van te starten. Denk daarbij aan de zaken die u wel goed vindt aan uw huidige syndicus en die u ook van de nieuwe syndicus verwacht. Doe dan hetzelfde voor de punten waarvan u niet tevreden was en formuleer hoe u het dan wel wil.
U kunt dan uw lijstje publiceren op het forum van uw gebouw op Quimmo en uw mede-eigenaars vragen van aanvullingen te doen.

Enkele suggesties van onze kant:

Beheer

Vraag duidelijk hoe het beheer in de praktijk gebeurt. Hoe verzekert de syndicus de controle op aannemers, zoals bijvoorbeeld de kuisploeg, hersteldiensten, enz.
Welke technische controles doet hij in de loop van een jaar en hoe vaak voor een VME zoals de uwe? Is er een registratie van de controles?

Vraag ook eens een voorbeeld van een onderhoudsplan van een ander gebouw, met de privé gegevens gewist. In Nederland is het bijvoorbeeld meer gebruikelijk dat er een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) opgemaakt wordt met een duidelijke planning van toekomstige kosten. Dit maakt het gemakkelijker te anticiperen en zorgt voor een waardebehoud van uw eigendom. In België is deze planning vaak nog nattevingerwerk.

Inzage

Hoe gebeurt de inzage in documenten van de mede-eigendom. Kan de rekeningcommissaris deze controle na de werkuren uitvoeren, of enkel tijdens de kantooruren? Onder welke voorwaarden kunnen andere mede-eigenaars de documenten inzien? Wat is de kost voor fotocopies? Is alles online beschikbaar via een website, is hij bereid de documenten op uw VME website op Quimmo te zetten? Enz.

Offerte en contract

Vraag de syndicus een contractvoorstel mee te sturen met zijn offerte. Kijk of dit compatibel is met alle eisen in uw reglement van mede-eigendom en uw reglement van inwendige orde (uw reglement zou bijvoorbeeld kunnen vermelden dat er drie controles van de boekhouding per jaar zijn, dat uw algemene vergadering midden juli plaatsvindt en dat het in een weekend of 's avonds moet zijn, enz.). Indien niet, vraag of hij zijn contract kan aanpassen. Of stuur hem een kopie van het reglement op, samen met uw offerte anvraag.

De andere optie is dat u zelf een contract voorstelt, maar dan moet u al meer beslagen zijn in het opmaken hiervan. Er is immers vlug iets over het hoofd gezien. Er bestaan wel typecontracten, bijvoorbeeld bij het AES of op andere sites.

Verder kunt u zich ook laten inspireren door het recente wetsvoorstel met de minimumtaken van een syndicus. Dit is nog niet goedgekeurd, maar u kunt het wel als een soort checklist gebruiken.

Probeer ook te bereiken dat de syndicus een jaarcontract voorstelt i.p.v. een mandaat van drie jaar. Een syndicus die zelf overtuigd is van zijn dienstverlening zal er minder op tegen hebben om jaarlijks zijn mandaat te moeten vernieuwen, alhoewel het eerste jaar het moeilijkste is en niet elke syndicus dit gaat aanvaarden.


Naar wie moeten de offertes gestuurd worden? Best niet naar uw huidige syndicus, tenzij hij zelf ontslagnemend is en wil meewerken aan zijn opvolging. Laat ze best sturen naar een van de leden van de raad van mede-eigendom, waarbij de raad dan samen de evaluatie doet. Of, indien er geen RvME is, laat ze dan sturen naar één van de mede-eigenaars die achter de vervanging van de huidige syndicus staat.

De prijs

Wees kritisch, ga niet enkel voor de laagste prijs! Er zijn syndici die aan abnormaal lage tarieven per kavel werken. De verleiding is dan misschien groot om deze inkomsten aan te vullen met geheime commissielonen op aannemingsopdrachten, wat de VME uiteindelijk duurder te staan komt.

Reken ook eens uit hoeveel de syndicus aan zijn tarief op een heel jaar aan uw VME verdient. Bereken dan eens hoeveel uren hij hiervoor kan presteren, aan een normaal uurloon. Bedenk dat hij binnen deze uren alle technisch beheer en controles moet doen, vergaderingen, verslagen, boekhouding, lastenboeken, aannemers aansturen, enz.

Vraag duidelijk en schriftelijk wat inbegrepen is in zijn forfaitair tarief en wat niet. Welke kosten worden er aangerekend voor zaken die eventueel  niet inbegrepen zijn, zoals:
• Een buitengewone algemene vergadering
• Een samenkomst van de raad van mede-eigendom
• Administratie, fotocopie en portkosten
• Inzage van dossiers op de zetel van de syndicus
• Opname tellers
• Samenstellen van een dossier bij verkoop
• Verbrekingsvergoeding
• Afhandelen schadedossiers
• Lastenboeken voor en contracten met aannemers
• Uurtarief en verplaatsingsvergoeding voor bijkomende prestaties
• Enz.

Vraag of de kandidaat een clausule in zijn contract wil opnemen die stipuleert dat zaken die niet expliciet vermeld zijn als apart aangerekende kosten, de facto in het ereloon inbegrepen zijn.

Vraag eveneens naar de indexering die toegepast wordt op de prijzen. Let ook heel goed op met de prijsvergelijking: sommige syndici rekenen BTW aan, anderen niet!

Wanneer de offertes binnen zijn, kunt u uw mede-eigenaars verwittigen via uw forum op Quimmo en hen de mogelijkheid aanbieden de offertes te bekijken, voor maximale transparantie. De offertes zelf op uw forum publiceren kan natuurlijk ook, maar dan kan er gemakkelijk eentje gelekt worden naar bevriende syndici.

Heeft u zelf nog opmerkingen of tips m.b.t. deze stap? Laat het dan weten via een reactie onderaan deze pagina.

3. Op zoek naar een nieuwe syndicus - 4 - 5. Het agendapunt voor de AV


Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2018 Quimmo.be

In onze "Overeenkomst

In onze "Overeenkomst VME-Syndicus" werd bedongen dat de Syndius voor verplaatsingen van en naar de maatschappelijke zetel van de vereniging geen vergoeding mag aanrekenen. Het kantoor van onze Syndicus bevindt zich namelijk  in een andere gemeente dan ons gebouw = maatschappelijke zetel. 

Dat kan goed lopen in uw

Dat kan goed lopen in uw bepaalde geval, maar het brengt risico's met zich mee. Wanneer de syndicus zijn verplaatsingen mag aanrekenen, dan heeft hij er niets op tegen om regelmatig ter plaatse te gaan. Zijn kosten worden betaald.

Indien verplaatsingen inbegrepen zijn, betekent elk bezoek aan het gebouw een verliespost en bestaat het gevaar dat de syndicus zich zo weinig mogelijk laat zien.

Dat zegt natuurlijk niets over uw concrete situatie.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Hallo, Ik ben op zoek naar

Hallo,

Ik ben op zoek naar de wetteksten in verband  met mede-eigendom. En er  schijnen
recentelijk veranderingen te zijn  aangebracht in de bepalingen :  dus is mijn vraag waar kan ik die  wettelijke  bepalingen vinden ?
Dank bij voorbaat voor uw  hulp  en info.
C. Delande

Die vindt u hier:

Die vindt u hier: http://www.quimmo.be/nl/blog/de-nieuwe-wet-op-de-mede-eigendom-is-goedge...

Wanneer er nieuwe aanpassingen gebeuren, voeren we die ook door in de wettekst op deze pagina. Het Staatsblad is natuurlijk de enige authentieke versie, maar daar moet u zelf de verschillende aanpassingen samenstellen.

Nieuwtjes vindt u doorgaans in onze artikels.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Aan de hand van diverse

Aan de hand van diverse nefaste ervaringen met een te vervangen syndicus,doet men er soms goed aan,dezelfde problemen uit het verleden terug even kort aan te bieden aan de nieuwe kandidaat en deze zijn visie op te vragen,dan ontdek je vrij snel zijn werkwijze,beheer en zijn al dan niet ruime visie,waaruit tal van zaken kunnen genotuleerd worden in een pro en contra visie.
Ruim overleg met bespreking binnen de raad van mede-eigendom,voor zover er een bestaat,is aanbevolen,anders moet de A.V. zich daarover uitspreken,helaas heeft de ervaring al geleerd,dat vele eigenaars (vooral de verhuurders-zien meestal maar hun financieel eigenbelang)hun verantwoordelijk proberen te ontlopen aan de hand van allerlei uitvluchten.De theorie word mooi aangeboden,de realiteit is echter een ander paar mouwen.De doorsnee eigenaar gaat er bovendien vanuit om bediend te worden,niet om zelf een begripvolle constructie op te zetten.Tot slot,bekwame mensen werken niet voor niets,hier schort opnieuw iets aan de Wet die alles gratis wil !!! Is pure utopie.
Andre Van Gogh
DHAENE ANDRE - Waarnemend moderator