Van syndicus veranderen stap 7 - De overdracht en de mogelijke problemen

Overdracht naar nieuwe syndicusNu de nieuwe syndicus verkozen is op de algemene vergadering, rest de taak om de overdracht tussen de ontslagen en de nieuwe syndicus te regelen. In de meeste gevallen is dit een zaak tussen beide syndici, maar het is best dat de mede-eigenaars een oogje in het zeil houden. Er kan immers nog een en ander mislopen, zeker indien de vroegere syndicus tegen zijn zin vertrekt.


Overdracht van de archieven

Het eerste wat de nieuwe syndicus nodig heeft, is het volledige dossier van uw vereniging van mede-eigenaars. Dit dossier moet volgens de wet binnen de dertig dagen overgedragen worden. Het gaat hier om de volledige boekhouding, alle contracten met leveranciers, de bankrekeningen, de statuten, de verslagen van vroegere algemene vergaderingen, enz. Het feit dat de boekhouding vanaf 20 kavels nu via een genormaliseerd rekeningstelsel moet gebeuren maakt de overdracht en transparantie op financieel gebied heel wat gemakkelijker dan voorheen.

Indien u in het speciale geval zit dat uw syndicus zijn mandaat eindigt, zonder dat er een nieuwe syndicus is, moet de syndicus alles overdragen aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering (niet aan de voorzitter van de raad van mede-eigendom, tenzij het om dezelfde persoon gaat!).

Inwerken van de nieuwe syndicus

De nieuwe syndicus zal zich eerst willen inwerken en de mede-eigendom leren kennen, alvorens nieuwe projecten in gang te zetten. Indien het mandaat van de vroegere syndicus nog even doorloopt en uw archief is elektronisch (bijv. Op Quimmo) kunnen de oude en de nieuwe syndicus natuurlijk gelijktijdig toegang hebben tot de gegevens.

De historiek die niet in verslagen staat en de meningen van de eigenaars zijn natuurlijk zaken die moeilijker over te dragen zijn. Indien uw gebouw een forum op Quimmo heeft, kan de nieuwe syndicus hier altijd op terugvallen om de achtergrond van bepaalde beslissingen beter te begrijpen. De hele historiek gaat dan niet verloren en u moet niet alles opnieuw uitleggen.
Een vergadering met de raad van mede-eigendom is natuurlijk ook erg nuttig om gestart te geraken.

Pas op voor de rekeningen van de VME!

Uw oude syndicus heeft een volmacht op de rekeningen van de VME. Indien u van plan bent hem met onmiddellijke ingang te ontslaan, is enige voorzichtigheid geboden. Dat een malafide syndicus een rekening "plundert" is zeldzaam, maar het gebeurt. Er bestaat echter ook een kans dat uw ontslagen syndicus onmiddellijk na zijn ontslag nog snel een factuur opmaakt voor een bedrag waar hij - al dan niet terecht - recht op meent te hebben (bijvoorbeeld verbrekingsvergoeding). Hij kan zelf dan ook onmiddellijk deze factuur aan hemzelf betalen.


Neem in conflictsituaties beter het zekere voor het onzekere en laat de rekeningen blokkeren, voor de algemene vergadering. Het is beter dat u zelf de touwtjes in handen heeft en kunt beslissen de factuur al dan niet te betalen, dan dat u moet proberen via de rechtbank geld te recupereren van de syndicus.

Hoe doet u dat? Best komt dit initiatief van iemand van de raad van mede-eigendom. Deze persoon kan zich best op het filiaal van de bank aanbieden, met een kopie van het verslag van de algemene vergadering waaruit blijkt dat hij of zij in die functie verkozen is. Best ook met de uitnodiging voor de AV waaruit blijkt dat het ontslag van de syndicus op de agenda staat. Het is nooit uit te sluiten dat uw bankkantoor moeilijk doet hierover, maar vaak zal dit aanvaard worden. Na de vergadering bezorgt u de notulen aan het bankkantoor, waaruit blijkt welke syndicus het beheer verder zal zetten.

Enkele andere aandachtspunten

Het is dan wel de taak van de nieuwe syndicus, maar u kunt er best op toezien dat alle leveranciers op de hoogte gebracht worden van de aanstelling van de nieuwe syndicus. Zoniet is het mogelijk dat er nog facturen of bestelbevestigingen naar de oude syndicus vertrekken en daar blijven liggen.

Informeer de nieuwe syndicus ook zo vlug mogelijk over welke opdrachten er geschillen bestaan, zodat hij niet onvermoedend een factuur betaalt die door de VME gecontesteerd wordt. Het is nooit helemaal zeker dat de oude syndicus voor een volledige briefing zorgt.

Indien uw gebouw een site op Quimmo heeft, vergeet dan ook niet de nieuwe syndicus toegang te verlenen (als u dit wenst) en de oude syndicus te schrappen als deelnemer.

Zorg dat het duidelijk is welke syndicus, de oude of de nieuwe, het verslag van de algemene vergadering naar de eigenaars zal versturen. Tenzij de oude syndicus met onmiddellijk ingang ontslagen is, lijkt het ons logisch dat hij dit nog doet als afronding van de AV.

Update 2017: vanaf heden is de syndicus (ook de vrijwillige syndicus) verplicht zich te laten inschrijven in de Kruispuntsbank van Ondernemingen als toevoeging bij de beheerde VME(s).

Dit was meteen de laatste stap in ons stappenplan over de vervanging van de syndicus. Zoals met andere artikels op Quimmo zullen we hier nu en dan een aanpassing in aanbrengen als er nieuwe tips of ideeën naar boven komen.

Heeft u zelf nog opmerkingen of tips m.b.t. deze stap? Laat het dan weten via een reactie onderaan deze pagina.

6. De algemene vergadering - 7 - 1. Stappenplan vervanging syndicus


Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2018 Quimmo.be

Is er een nieuwe wetgeving

Is er een nieuwe wetgeving waarop de bank de rekening van de VME mag blokkeren op de einddatum van het mandaat van de syndicus?

Hier de situatie. Mijn mandaat loopt tot 30/11/17, maar er is beslist om de vergadering te houden op 03/12/17 zodat het boekjaar die eindigt op 30/11 nog kan afgesloten worden. 
Op aanraden van een andere syndicus werd mijn mandaat verlengt met 1 maand door de voorzitter van het gebouw, om deze vergadering nog te kunnen houden en om herkozen te worden of om een nieuwe syndicus aan te stellen. 
Ik heb nu namelijk een brief ontvangen dat de bank de rekening van de VME zal blokkeren op 30/11 tot er een verslag wordt ingediend met daarop de verlening als syndicus. Dit volgens een nieuwe wetgeving.

Ik heb het document binnengebracht met die ene maand verlenging die in eerste instantie werd goedgekeurd door de hoofdzetel, dit op woensdag 08/11. Nu is de rekening al zeker sinds vrijdag 10/11 geblokkeerd, doordat dit document toch niet geldig is bevonden door de bank.

Ik vind nergens iets terug over deze ‘nieuwe wetgeving’. Dus vroeg ik mij af, of dit zomaar kan.

ontvangstbewijs Een

ontvangstbewijs
Een overdagende (beroeps)syndicus zal de overnemende syndicus op het einde een ontvangstbewijs vragen. Logischerwijze zou de VME hiervan een copie kunnen vragen, versta eisen.

verwijderd

verwijderd

verwijderd

verwijderd

Mag ik uit deze tekst en de

Mag ik uit deze tekst en de reacties afleiden dat de syndicus die ontslagen wordt op bijvoorbeeld 21 november eerstkomend de boekhouding moet in orde hebben en dus in orde moet overdragen aan de nieuwe syndicus?
Ik ben mede-eigenaar/bewoner van een gebouw en zal deze taak dus vanaf 22 november op mij nemen.  Ik meende echter al dat ik de volledige boekhouding vanaf 1 januari 2013 opnieuw zou moeten inbrengen maar dit zal dus niet het geval zijn?  Natuurlijk is het zo dat de uittredende syndicus waarschijnlijk effectief zijn 30 dagen zal benutten om het dossier af te geven - dus tijd tot 21 december 2013.
Alvast bedankt voor de reacties want ik moet eerlijk zeggen dat ik toch wat bang ben voor de overdracht.  We hebben de huidige syndicus sowieso al moeten dwingen tot deze Bijzondere Algemene Vergadering, hij weigert de facturen al maanden te laten inzien, laat staan kopies ervan te nemen.  Het is zelfs zo erg dat hij een van de mede-eigenaars letterlijk "buiten" zette toen die kopies vroeg want zij had zogezegd geen "mandaat" terwijl toch duidelijk in de nieuwe wet van mei 2012 zet dat "elke" mede-eigenaar hier recht op heeft...
Ik vermoed dus dat de overdracht van het dossier niet zonder slag of stoot zal gaan.
 

Is het niet wenselijk eerst

Is het niet wenselijk eerst zelf alle documenten te ontvangen en dan wat later deze zelf aan de nieuwe syndicus over te brengen?
Peter Lukas

Ik zie hier niet dadelijk het

Ik zie hier niet dadelijk het voordeel van in. In een ideale wereld wijst de ex-syndicus zijn opvolger ook nog kort de weg in de boekhouding en de paperassen. Dit met een tussenpersoon doen laat altijd nog wat informatie verloren gaan.

Ik vermoed trouwens dat, nu er een eenvormig boekhoudsysteem is voor mede-eigendommen, een stuk van de overdracht elektronisch kan (zal kunnen)(zou moeten kunnen) gebeuren tussen het systeem van de oude en dat van de nieuwe syndicus.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Een overdagende

Een overdagende (beroeps)syndicus zal de overnemende syndicus op het einde een ontvangstbewijs vragen. Logischerwijze zou de VME hiervan een copie kunnen vragen, versta eisen.