Sleutelbeheer en sluitplan in het appartementsgebouw

Sluitplan appartement van VMEVaak wordt het thema sleutelbeheer in appartementsgebouwen wat stiefmoederlijk behandeld. Ten onrechte, want met wisselende eigenaars, kuisploegen, lange-en korte termijnverhuring brengt dit zowel technische als veiligheidsrisico’s met zich mee. Een goed sluitplan en een duidelijke aanpak voor het beheer is dan ook geen luxe voor een VME. Waaraan moet er aandacht besteed worden?

In een appartementsgebouw is het zo dat iedereen een eigen deursleutel heeft, die meestal ook gebruikt wordt als loper voor de buitendeur. Maar er zijn niet enkel eigenaars, natuurlijk. Veel appartementen worden verhuurd. Soms met een 3-6-9 contract, maar studio’s vaak ook op kortere termijn aan studenten. Aan de kust is het, met de vakantieverhuring, al helemaal moeilijk te controleren welke sleutels er precies in omloop zijn.

Onderhoudsploegen

De kuisploeg en sommige andere leveranciers hebben natuurlijk een sleutel van de buitendeur nodig. In de loop der jaren wordt het echter steeds vager wie welke sleutel ooit gekregen heeft en of die al dan niet terug ingeleverd is. Zeker als de overhandiging vrij informeel gebeurt, is de kans groter dat de sleutel gewoon uit vergeteldheid - of bewust - niet teruggegeven wordt, bijvoorbeeld als de kuisploeg niet in goede verstandhouding opgezegd is. Het is dan ook belangrijk dat er een duidelijk sleutelbeheer is, waar duidelijk bijgehouden wordt welke sleutels er in omloop zijn en bij wie deze zich bevinden. Best laat men dan ook een formele sleutelovereenkomst ondertekenen waarin duidelijk staat wie de sleutel wanneer gekregen heeft en wat de onderlinge afspraken zijn. Zo kan er achteraf nooit discussie ontstaan van wat precies de verplichtingen van iedereen zijn.

DOWNLOAD

Een voorbeeld van een dergelijk sleutelbeheer en sleutelovereenkomst kunt u als geregistreerde gebruiker gratis downloaden via de koppelingen rechtsboven. Nog niet geregistreerd? Dat kan gratis op deze link. Indien u suggesties voor aanpassingen heeft, kunt u die kwijt in een reactie onderaan het artikel.

Huurders en veiligheidscylinder

De belangrijkste clausules van de sleutelovereenkomst kunnen best ook door de verhuurders overgenomen worden in hun huurcontract of, beter nog, door de VME in het reglement van inwendige orde. Dit is namelijk ook bindend voor de huurders.
Hoe dan ook is het aan te raden voor de buitendeur sloten met veiligheidscylinder te kiezen waarvan de sleutels niet zonder meer bijgemaakt kunnen worden. Al betekent dit misschien dat de eigenaars met twee sleutels moeten rondlopen indien ze zelf oudere sloten hebben. Veiligheid is een evidente reden voor deze aanpak. Al verbiedt het reglement dit, het kan anders niet vermeden worden dat huurders sleutels bijmaken. Uiteindelijk komt er zo een veelvoud in omloop van het aantal bij de VME gekende sleutels. Er zijn zelfs gevallen gekend van vakantiehuurders die sleutels kopieerden van een flat aan de kust en er dan gratis kwamen logeren wanneer de eigenaars er niet waren!

Maar er is ook een technische reden. Wanneer sleutels gekopieerd kunnen worden, gaan er op de duur kopieën van kopieën in omloop zijn, die steeds meer afwijken van het origineel en op de duur de sloten gaan beschadigen. In ons gebouw moesten we daardoor bijna jaarlijks nieuwe sloten plaatsen.

Sleutelverlies

Sleutelverlies op zich kan natuurlijk nooit vermeden worden. Wat men wel moet vermijden is dat de sleutels een sleutelplaatje hebben waar de naam van het appartement en eventueel zelfs die van het lokaal vermeld zijn. Daarmee rolt men werkelijk de rode loper uit voor een oneerlijke vinder. Maar ook een eigenaar die normaal geen toegang heeft tot, bijvoorbeeld, de machinekamer van de lift zou in de verleiding kunnen komen om daar toch eens binnen te stappen. Wat vragen doet rijzen over de aansprakelijkheid van de VME bij een ongeval.

Plaatje tegen sleutelverliesOm de kans op snel terugkrijgen in geval van verlies serieus te vergroten kan men wel gebruik maken van sleutelplaatjes, die aan een website gekoppeld zijn. Een vinder kan de sleutel opzoeken op een website, zonder echter te zien van welk gebouw de sleutel is. De eigenaar – in geval van een VME eventueel de syndicus – krijgt dan onmiddellijk een email en een SMS met meer informatie over waar hij de sleutel kan terugkrijgen. De sleutelplaatjes vormen meteen een unieke referentie die mede in de sleutelovereenkomst vermeld kan worden.

Het Quimmo team heeft dergelijke sleutelplaatjes in portfolio, klik op de foto om er meer over te vernemen.

Reservesleutel bij de syndicus?

Kan de syndicus u verplichten van een reservesleutel van uw privé appartement in zijn kantoor te bewaren? Op zich kan dit niet door de syndicus opgelegd worden, maar uw reglement van mede-eigendom heeft misschien wel een dergelijke clausule. In de meeste gevallen is het in uw eigen belang. Als er zich bijvoorbeeld een lek voordoet tijdens uw afwezigheid is het belangrijk dat de syndicus in uw appartement kan om erger te voorkomen – voor uzelf. Als uw VME op deze manier wil werken is het best van elke sleutel apart in een verzegelde enveloppe te bewaren in de brandkast van de syndicus. Indien de enveloppe geopend is zal de syndicus hier een goede uitleg voor moeten hebben.


Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2017 Quimmo.be