Ontslag Syndicus - mogelijke gevolgen met onbetaalde facturen??

17 antwoorden [Laatste bericht]
steffi
Offline
Wij zijn al langer zeer ontevreden over onze syndicus.(= groot en duur kantoor in Antwerpen centrum) De mede-eigenaars hebben onlangs  tijdens een informele vergadering (zonder syndicus) gezamelijk beslist om onze syndicus tijdens de volgende algemene vergadering op 17 december 2018 te ontslaan. We hebben ook al contact gehad met een nieuwe syndicus die zich zou komen voorstellen, dadelijk na het ontslag  van de huidige syndicus,  en die dus ook nog op dezelfde vergadering zou aangesteld worden als syndicus .

Volgens het contract van de huidige syndicus moeten we drie maanden boete (ereloon syndicus) betalen als we de contractuele termijn  van 3 jaar niet volledig uitdoen. De mede-eigenaars hebben die boetekosten ervoor over, maar we zitten nu wel met de volgende problemen waarover we graag jullie mening zouden vernemen.

1. het boekhoudkundig jaar van onze VME loopt van 1/11/2017 tot 31/10/2018.  Dat betekent dat er een periode van 1/11/2018 tot 17/12/2018 in elk geval nog niet geboekt zal zijn in de boekhouding van onze VME op de AV van  17/12/2018.  

2.De rekeningcommissaris heeft ook opgemerkt dat de syndicus (onterecht) niet alle facturen voor de electriciteit van onze VME betaald heeft en dit reeds sinds augustus 2018- daarvoor werd er door ESSENT ook al een nalatigheids intrest aangerekend ! Er zijn ook enkele (water) schade gevallen geweest (brandverzekering) dewelke ook nog niet volledig afgehandeld werden door de syndicus. En mogelijk ook nog andere zaken waarvan we heden nog geen weet hebben.

Wij vragen ons nu af :
1. of wij de syndicus tijdens de volgende algemene vergadering kunnen verplichten om ALLE facturen en alle (wettelijke taken) van het syndicusschap  minstens te betalen en verder uit te voeren (ttz afleveren verslag- reeds opgestarte schaderegelingen afhandelen ) binnen de maand overdracht  van ale documenten aan nieuwe syndicus enz enz en dit minstens  tot en met 17/12/2018 - dag van ontslag??)  Opmerking: De syndicus ontvangt toch ook nog drie maanden ereloon!!!

Of is het juist zoals iemand mij onlangs heeft gezegd, dat de huidige syndicus vanaf het beeindigen van de vergadering (dus direkt na stemming tot ontslag) NIKS meer zal (willen/moeten?) doen ???

Zodat de nieuwe syndicus daarna alles zelf maar zal moeten uitzoeken??? Indien dat juist is dan zal ons dat opnieuw veel uren kosten aan opzoekwerk voor de nieuwe syndicus. Dat kan toch niet waar zijn???

Graag de visie op deze problematiek en in elk geval graag tips hoe we dit alles het beste aanpakken .......op wat we zeker moetn letten enz enz  van iemand op dit forum die onderlegd is in zulke zaken?

Met zeer veel dank bij voorbaat.

vriendelijke groeten
Steffi
Steffi
Colibri 17
Offline
nieuw Syndicus
Let op met een nieuw Syndicus, gewoonlijk nemen ze de zaak over als er GEEN problemen meer zijn. In het andere geval is volgens mij wanneer u de Syndic ontslaat hij dan ook geen verdere verplichtingen meer heeft t.o.v. de vme.
steffi
Offline
Ik ben akkoord de de huidige
Ik ben akkoord de de huidige syndicus geen verdere NIEUWE verplichtingen meer heeft na zijn ontslag,

Maar hij heeft zich toch contractueel verbonden om de (wettelijke) taken die een syndicus op zich heeft genomen tijdens de periode dat hij ook goed betaald is geworden om onze syndicus te zijn, CORRECT uit te voeren.

Dat betekent dan toch in elk geval ook de facturen voor de electriciteit van de VME tijdig te betalen !!!!!! en er ook voor te zorgen dat de VME geen aanmaningskosten te betalen krijgt...... Alle kosten waren verleden jaar tijdens de AV ook opgenomen in de begroting en in het budget.....

Kunnen die grote syndicuskantoren zich dan alles permiteren op een slinkse manier???? Zonder daar ook maar iets tegen te kunnen doen??? Dat maakt mij echt kwaad.....

vriendelijke groeten

Steffi
Steffi
SIEBE
Offline
syndicus buiten, syndicus binnen
Een overschakeling van syndicus is niet steeds een makkelijke opdracht.
Als ik jullie rekencommissaris was, zou ik de firma's waar een betalings achterstand is,
op de hoogte brengen dat de bedragen na aanstelling nieuwe syndicus zullen betaald worden. En hen een beetje om begrip vragen. Indien men dit tactvol aanpakt zijn die bedrijven gewoonlijk wel bereidt tot helpen. Willen zeker geen klanten verliezen.
Bij start nieuwe syndicus kan deze direct gelden opvragen of zelf even voorschieten om die achterstallen weg te  werken met een beetje goede wil kan het.

Wat betreft de verzekeringsdossiers, kan de nieuwe syndicus contact nemen met de makelaar of de verzekeringsmij. om de hangende zaken met hem af te handelen. RVME en rekencommissaris zullen toch zeker op de hoogte zijn van deze dossiers en hun inhoud.
Jullie kennen toch de verzekeringspolissen en de makelaars; dus contacteren zou ik zeggen.
Van de nood een deugd maken.
Een kordate rekencommissaris en desnoods RVME kan hier toch wel enkele stappen ondernemen zonder handtekenen of zonder verplichtingen aan te gaan ( wettelijk niet toegelaten ). Maar gezond initiatief en een beetje rekenen op het begrip van de leveranciers en de makelaar.

Wie niets onderneemt, ook niets bereikt.


 
Esme271
Offline
Nieuwe syndicus
Ik ben een syndicus die vooral gebouwen overneemt met problemen. Het stoot me tegen de borst hoe ik hoor hoe de grote kantoren te werk gaan. Zonder enig respect voor de mede-eigenaars. Als syndicus neem je niet alleen het gebouw over maar ook de bijhorende problemen.
steffi
Offline
Vooral de grote syndici
Vooral de grote syndici voelen zich oppermachtig!!!! Ze hebben zelfs advocaten die verbonden zijn aan hun kantoor. en extra bedienden voor van alles en nog wat , die  ook nog eens  extra betaald worden. En ik hoor in mijn omgeving zeer veel klachten over de syndicus!!!
Eigenlijk zou er voor de vernigingen van mede-eigenaars ook een ombudsdienst moeten komen, zoals er onlangs een ombudsman voor de advocatuur is ontstaan. Een dienst die neutraal werk levert en de zaak onderzoekt, zonder partij te trekken maar wel zoekt naar een oplossing via bemiddeling voor die VME 's die klachten hebben over hun syndicus.

Ik wil Siebe hartelijk bedanken voor haar reactie en in de mate van het mogelijke gaan we doen wat zij op dit forum als raad heeft opgeschreven. 


vriendelijke groeten 

Steffi
Steffi
nescio1
Offline
visie B.I.V.
nescio1
Offline
warm water uitgevonden ?
nescio1
Offline
formulering !


”Wij vragen ons nu af :
1. of wij de syndicus tijdens de volgende algemene vergadering kunnen voor de nieuwe syndicus. Dat kan toch niet waar zijn???
……….
Graag de visie op deze problematiek en in elk geval graag tips hoe we dit alles het beste aanpakken .......op wat we zeker moetn letten enz enz  van iemand op dit forum die onderlegd is in zulke zaken?”

 
 
Formuleer de agendapunten van de vergadering nauwkeurig.
 
Ontslag uittredende syndicus en gelijktijdig benoeming nieuwe syndicus in zelfde vergadering.
 
Riskant : quid indien de nieuwe syndicus NIET aanwezig is?
De vergadering kan niet afgesloten worden volgens de wettelijke regels o.a. opstellen notulen.
 
 
Beter is het ontslag vast te leggen op datum x en de aanvangdatum op x+1 te leggen voor de nieuwe syndicus.
 
De uittredende syndicus blijft verantwoordelijk tot de wisseldatum.
 
Leg in een apart agendapunt voor de uittredende syndicus op dat hij reeds op de wisseldatum zijn dossiers hoort over te maken.
(Daarom wisseldatum datum vergadering + 1 maand ? Voorbereiding wissel mogelijk).
 
Vergeet niet op dagorde : mandaat voor Dhr. X en Mevr. Y voor het onderteken van de syndicusovereenkomst.
 
Ga op de wisseldatum na of de uittredende syndicus de bank verwittigd heeft van de nieuwe situatie.
nescio1
Offline
principes boekhouden

”....... in elk geval nog niet geboekt zal zijn in de boekhouding van onze VME...”

Om van een regelmatige boekhouding te kunnen spreken horen de boekingen, bij ontvangen van documenten, dagelijks gedaan te worden.
Wel moet hier een voortijdige centralisatie en afsluiting gedaan worden.


 
steffi
Offline
Heel heel erg bedankt nesico1
Heel heel erg bedankt nesico1 voor deze antwoorden en vooral voor de verwijzingen naar officiele/wettelijke bronnen. Ik ga deze nu allemaal voorleggen op de geplande informele vergadering 14/12 met zoveel mogelijk eigenaars zonder syndicus, om  te bespreken wat we nu SAMEN nog kunnen en zullen moeten doen aan onze syndicus problematiek.

Ik vraag me toch nog een ding af: tot wanneer kunnen er nog agenda punten aangevuld of de volgorde van de punten gewijzigd worden voor de volgende AV?. Staat daarover iets  in de wet op de mede-eigendom?  Want de syndicus heeft ondertussen de uitnodiging voor de AV VME en de agenda punten reeds verzonden, maar er werden nog geen facturenlijsten en individuele afrekeningen bijgevoegd. of is het voor toevoegingen of wijzigningen in de agenda reeds te laat?

Bijvoorbeeld een punt, dat de syndicus moet aantonen aan de CVR en/of aan de Voorzitter (zonder daarvoor bijkomende kosten aan 75€/uur aan te rekenen) dat alle facturen gericht aan de VME ondertussen correct betaald werden? 

ik kijk uw reactie tegemoet, nogmaals mijn dank voor uw professionele antwoorden 
Vriendellijke groeten

Steffi

 
Steffi
nescio1
Offline
B.W. Art. 577-6 § 5
nescio1
Offline
B.W. Art. 577-6 § 3 geen agendapunt=geen beslissing mogelijk

 
 
Herlees uw basisakte qua specifieke termijnen indienen agendapunten en bijeenroeping.
 
http://elfri.be/rechtspraak/appartementsmede-eigendom-agendapunt-verplicht-oproeping-algemene-vergadering
m.a.w. de agenda voor uw AV op 17/12 is definitief vastgelegd.
Toevoegen van agendapunten, bespreken en stemmen erover zijn onmogelijk.
 
In uw voorbereidende vergadering maakt u best een lijst op van de nieuwe agendapunten die u wenst voor te leggen in een BAV.
 
 
Tip :
Maak ter plaatse een kopie van de notulen.
Overhandig de syndicus, tegen ontvangstbewijs, een lijst van de agendapunten te behandelen in deze BAV.
 
Stuur de syndicus de volgende dag een aangetekende brief met daarin de gevraagde agendapunten, zie:
B.W. Art. 577-6 § 2 (tweede alinea)
 
Kijk er op toe dat in de bijeenroeping de agendapunten geformuleerd worden zoals gevraagd.
 
 
nescio1
Offline
zonder syndicus ?

Mocht u onverhoopt zonder syndicus vallen dan biedt :
http://www.ejustice.just.fgov.be/mopdf/2018/07/02_1.pdf
blz. 53505 Art. 166  3 ° na 01/01/2019 een onverhoopte wisseloplossing.
Houd de soudureperiode zo kort mogelijk.
 
 
ronald de wilde
Offline
't loopt (weer eens) fout....
Beste Steffi,

wellicht start uw VME binnenkort (17/12) met een nieuwe lei, met een nieuwe syndicus....
Zoals ik uw vraag kan beoordelen sluimert het huidige ongenoegen reeds langer, maar toch doet de huidige rekeningcommissaris de vaststelling van de huidige wantoestand toch maar op het einde van het werkjaar, met uitzicht op de komende AV. 't Kan de geplogenheid zijn om de rekeningen slechts (grondig) te controleren op dat ogenblik, maar dan is het kalf reeds aan het verdrinken, als het al niet is verdronken.

De énige goede werkwijze om tot een zo goed als sluitende controle op de syndicus te komen is de permanente controle, onvoorwaardelijk toe te laten door de syndicus én zonder bijkomende kostprijs ervoor.
Dàt betekent een engagement van de zittende CvR om daarvan geen misbruik te maken én het dus de syndicus niet onzinvol lastig te maken, een wederzijds vertrouwen ook dat de beide partijen (syndicus en CvR) hun mandaat met kennis van zaken weten in te vullen.

De CvR is dé financiële waakhond van de VME, dient dus het vertrouwen te hebben van het grootste gedeelte van de VME, én moet dus beslagen op het ijs kunnen komen komen, liefst met een uitgebreide kennis van financiën, verzekeringen, enz.. Wie enkel bij machte is om "gewoon wat facturen om en om te draaien" is daarvoor niét geschikt én dient zich te onthouden, zeker bij VME's vanaf 20 eenheden. Inzet-met-enkel-goede-bedoelingen is uit den boze (!), en op termijn én op basis van huidige situaties niet lonend, niet voor de VME's, niet voor de individuele eigenaars.
De VME verdient de mandaathouders die ze zelf mandaat geeft, niet zeuren achteraf!!   
De gelegenheid doet zich nu voor om ook daarvoor te vragen / daarin duidelijkheid te scheppen. Dat moment niet laten liggen!

Dus beste Steffi, bij het aanstellen van die nieuwe syndicus gaat uw VME best de voornoemde clausule inbouwen: kosteloze permanente controle door de CvR, en naast het aanstellen van een CvR die van wanten weet.
Waarom "van wanten weten? Omdat hij/zij, op basis van de permanente opvraging van boekhoudstukken de draad weet verder te breien als de zittende syndicus, om welke redenen dan ook, het laat afweten. Hij/zij kan dan de manklopende periode overbruggen, heeft duidelijk zicht op de betrokken leveranciers, zicht op de lopende werken en/of herstellingen en/of lopende schadegevallen. 
De CvR is dé schakel om een vlotte (?!) overgang tussen syndici te bewerkstelligen, dàt is toch hetgene dat mijzelf zie doen, als CvR, mocht het onze VME overkomen.

Beste Steffi, weet dat elke syndicus met bovenstaande stelling niet is gediend (want perceptie van pottenkijkerij), niet op die voorwaarde het mandaat zal opnemen.
Nochtans, élke syndicus die het goed voorheeft met een VME, die waarborgen krijgt van de tegenspeler (en die mag gestoeld zijn op perceptie), wéét dat het uitdraait / zal uitdraaien op een win-win-situatie!
Uit eigen ervaring, nu reeds het 5° werkjaar op rij (!), met het laatste e-mailverkeer déze ochtend.
Tot slot, als het fout loopt én de VME zit grotendeels op één lijn, zorg dan dat er minstens een informeel en parallel boekhoudingsysteem tot stand komt (door de CvR, die tijdelijk informeel overneemt), en tracht u zo snel als mogelijk te ontdoen van die diensten van de gewraakte syndicus. Met zijn bedongen periode om te vergoeden bent u ervan af. Hem/haar later verantwoordelijkheid aan te kaarten, loopt toch (steevast) af op een VME-nadelige kosten/batenanalyse. 
De zittende CvR dient, ten allen tijde, kort op de bal te zitten!!   

Succes, en genegen!
Ron
SIEBE
Offline
Vorige reacties
Beste Steffi,

Ik kan niet anders dan u op het hart drukken de voorgaande reacties op uw vraag helemaal
ter harte te nemen. Zij zijn leerzaam, correct en wettelijk. U heeft nog enkele dagen voor uw A.V. dus neem alles eens rustig door en maak een planning op.
De u verstrekte info's zijn uiterst belangrijk en zeker op en top niet te versmaden.
steffi
Offline
Bedankt aan iedereen die mij
Bedankt aan iedereen die mij reacties heeft gestuurd op dit forum, reacties die we in elk geval allemaal ter harte zullen nemen, ze zullen trouwens nog voor de werkelijke  algemene vergadering samen met de meerderheid van eigenaars bekeken en besproken worden.

We plannen ook nog voor de vergadering een bezoek aan de nieuwe syndicus zodat die ook reeds weet waar hij zich toe zal verbinden en onze VME dan ineens ook zal weten wat het kostenplaatje van de nieuwe syndicus zal zijn, indien hij eventueel extra taken zou moeten uitvoeren. 

Deze nieuwe syndicus is een echtpaar erkend door het BIV dat alleen maar syndicusschap doet maar verder geen verkoop makelaar enz .

Hopelijk zal dit een constructievere, toegankelijkere en transparantere onderneming/relatie worden, er zijn hier in elk geval ook geen massa bedienden die allemaal moeten betaald worden voor elke minuut die ze gecontacteerd worden om iets te moeten doen a 75€/u 
Ik laat hier op dit forum nog wel een reactie over hoe het allemaal is verlopen. Mogelijk hebben andere mede-eigenaars daar dan ook nog iets aan?

vriendelijke greten

Steffi
Steffi
nescio1
Offline
# 10...volgorde van de punten gewijzigd worden