Loi sur la copropriété – Formalités administratives

Loi coproprieté règles administratifsDans ce chapitre de l’aperçu sur la nouvelle loi relative à la copropriété, nous aborderons les nouvelles formalités administratives, parfois uniques, à remplir par l’ACP. Certaines formalités tombent complètement sous la responsabilité du syndic, d’autres ont également un impact sur les copropriétaires.

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Adaptation de l’acte de base et du règlement de la copropriété

La loi contient un grand nombre de nouvelles dispositions impératives de vigueur depuis le 1er septembre 2010. Ces dispositions prévalent donc automatiquement sur les mentions de l’acte de base ou du règlement de copropriété dans le cas où elles contrediraient les nouvelles règles. Le syndic doit néanmoins soumettre à l’assemblée générale (AG) une version de l’acte de base, du règlement de copropriété et du règlement d’ordre intérieur adaptée aux nouvelles règles endéans l’année (donc pour le 1/9/2011 au plus tard). Pour autant que l’AG n’apporte pas de modifications à l’acte de base, un acte authentique ne sera pas nécessaire pour le texte adapté du règlement de copropriété. Il n’est donc pas nécessaire de passer devant le notaire.

Pratique :

  • Si cependant, des modifications importantes doivent être apportées au règlement de copropriété, vous pouvez éventuellement profiter de l’occasion pour apporter en même temps d’autres modifications non obligatoires en concertation avec les autres copropriétaires afin d’améliorer le fonctionnement de la copropriété (résoudre le problème des mauvais payeurs, des auteurs de dépôts sauvages, de désagréments causés par des locataires,…).
  • N’oubliez pas que pour la modification de statuts, une majorité des trois-quarts ou des quatre-cinquièmes est nécessaire selon le type de modification. Vous avez donc tout intérêt à en discuter à l’avance de façon approfondie avec vos copropriétaires afin d’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes lors de l’AG.
  • Certains spécialistes conseillent toujours la passation de l’acte même lorsque le règlement de copropriété est le seul à être modifié. De cette façon, la dernière version est officiellement disponible et le risque qu’un acheteur potentiel reçoive une version antérieure est exclu.
  • Mise à jour  juin 2011: le "deadline" vient d'être reporté au 30/9 2013.

Utilisation du numéro d’entreprise

Bien que la plupart des associations de copropriétaires (ACP) disposent déjà d’un numéro d’entreprise, il est possible que ceci ne soit pas encore le cas pour des ACP plus anciennes. Dans ce cas, un numéro d’entreprise doit être demandé. Ce numéro d’entreprise doit être mentionné sur tous les documents sortants de l’ACP, par exemple les contrats, commandes, …

Pratique : Si vous n’êtes pas sûr, il vaut peut-être mieux d’abord vérifier si votre ACP dispose déjà d’un numéro d’entreprise sur la Banque Carrefour des Entreprises. Si ce n’est pas encore le cas, vous pourrez en faire la demande auprès du bureau des hypothèques de votre arrondissement.

Division en associations partielles

La loi permet désormais que, sous certaines conditions, l’ACP soit divisée en plusieurs associations partielles avec propre personnalité juridique. Ainsi, une copropriété qui comprend plusieurs immeubles peut créer une ACP par immeuble et faire des choix indépendants au sein de cette ACP.  Pour cela, il faut évidemment une majorité suffisante et un nouvel acte de base doit être rédigé.
De cette façon, on peut peut-être mieux veiller aux intérêts de son propre immeuble mais l’on encourt le risque qu’il y ait  finalement un syndic différent par association partielle ou dans le pire des cas plusieurs syndics pour chaque association partielle plus un autre syndic pour l’association globale. Sans parler de la contrainte de devoir participer à plusieurs assemblées générales par an. Il doit donc il y avoir une excellente raison pour procéder à une division.

Détermination des quotes-parts de chaque lot

Avant, la quote-part de chaque propriétaire dans les parties communes pouvait être déterminée sur base de la « valeur » de chaque lot ce qui rendait plusieurs clés de répartition possible. La nouvelle loi ne permet aux nouveaux immeuble qu’une répartition sur base de la valeur déterminée en fonction de la superficie du sol, la destination (privé, commerce, garage,…) et la situation (vue sur mer,…) de chaque partie privative. Un rapport motivé doit être rédigé à ce sujet par un notaire, un expert en géométrie, un architecte ou un agent immobilier et doit être repris dans l’acte de base.

Traductions

Chaque copropriétaire a désormais le droit  de demander une traduction de tous les documents de l’ACP dans une des langues officielles de la région où est situé l’immeuble. Cela ne se rapporte qu’aux documents qui ont été rédigés après l’entrée en vigueur de la loi, avec exception des statuts dont on peut toujours exiger une traduction.  Le syndic se charge de la traduction tandis que les frais de traduction sont à charge de l’ACP.

Pratique : Cela sera surtout d’application pour Bruxelles, les communes à facilités et éventuellement les régions telles que certaines communes côtières avec beaucoup d’habitants parlant une autre langue que la langue régionale et où les assemblées ont peut-être lieu dans cette langue. Note : Le droit de traduction n’est pas d’application pour les discussions orales qui ont lieu pendant l’assemblée même.

Dossier post-intervention

Beaucoup de syndics le faisaient peut-être déjà mais depuis le 1/9/2010, le syndic est obligé de conserver un dossier post-intervention pour tous les travaux qui ont lieu. Ainsi, un entrepreneur a une vue de ce que l’autre entrepreneur a réalisé.

Information destinée au syndic

Chaque copropriétaire est dans l’obligation d’informer sans délai le syndic de tout  changement d’adresse(s) ou de statut réel de son lot.  Le syndic a accompli son devoir s’il a envoyé les convocations pour l’assemblée générale à la dernière adresse connue du copropriétaire.
Chaque propriétaire doit aussi informer immédiatement le syndic de tout droit personnel qu’il aurait concédé à des tiers sur son lot. Donc aussi lorsque vous louez le bien à un nouveau locataire, vous devrez en informer le syndic.

Vous trouverez plusieurs autres dispositions administratives dans notre article d’aperçu de la nouvelle loi et dans les textes qui y sont liés.

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Remarque : cet article peut-être retravaillé à l’aide de nouvelles constatations. Si vous voulez le relire dans le futur, veuillez consulter la version en ligne la plus récente.
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