Sinds de nieuwe wet op de mede-eigendom van 2 juni 2010 is de functie van “commissaris van de rekeningen” of rekeningcommissaris wettelijk verplicht in elk appartementsgebouw wat valt onder de wet op de gedwongen mede-eigendom. In dit artikel geven we een voorbeeld van een type taakomschrijving voor deze functie.
Even samenvatten wat de wet precies oplegt:
De volgende taakomschrijving dient enkel als leidraad of “checklist” met de meeste aandachtspunten en kan, in functie van de wensen van elke VME, ingekort of uitgebreid worden. Of je kan de kern vermelden in het reglement van mede-eigendom en de rest eerder als een richtlijn aan de commissaris bezorgen.
Praktisch:
De onderstaande tekst kan dienen als voorbeeld van een taakomschrijving van de commissaris van de rekeningen in een mede-eigendom. Deze dient door de syndicus en de algemene vergadering aangepast te worden aan de specifieke behoeften van de mede-eigendom in kwestie en opgenomen te worden in het reglement van mede-eigendom.
Een enkele commissaris van de rekeningen (hierna ook “commissaris” genoemd) wordt jaarlijks aangeduid door de Algemene Vergadering, welke eveneens jaarlijks kan beslissen of beroep wordt gedaan op een vrijwillige mede-eigenaar of een externe deskundige. De commissaris van de
rekeningen moet minimaal volgende competenties hebben ......... Indien er geen mede-eigenaars met de vereiste kennis kandidaat zijn, kan de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor wat door de algemene vergadering goedgekeurd is.
Bij voorkeur maakt de rekeningcommissaris geen deel uit van de raad van mede-eigendom. De syndicus kan nooit rekeningcommissaris zijn. In functie van de keuze zal de bezoldiging door de algemene vergadering goedgekeurd worden. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn.
Het mandaat loopt tot de volgende algemene vergadering of een daarop volgende buitengewone AV, waar opnieuw een commissaris aangeduid wordt. De commissaris zal het mandaat niet vroegtijdig kunnen opzeggen, tenzij voor zwaarwichtige persoonlijke redenen, en kan zich niet laten vertegenwoordigen. De vergadering zal tevens beslissen welke procedure er gevolgd wordt indien de commissaris in de loop van het jaar zou wegvallen
De algemene vergadering kan de commissaris enkel ontslaan voor ernstige wettige redenen. De commissaris zal minstens X controle(s) per jaar uitvoeren en zo nodig tussentijds rapporteren aan de mede-eigenaars. De bevindingen worden besproken met de raad van mede-eigendom. Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling en schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen. De commissaris attesteert of de jaarrekening van de syndicus volledig en correct is en of alle informatie voorhanden was om het financieel beheer te beoordelen. De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus of beveelt geen kwijting aan, dit is de taak van de vergadering.
In geval deze wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken om mee te sturen met de uitnodiging van de AV, onder voorbehoud van de punten die hij eventueel pas kan controleren na het versturen van de uitnodigingen.
De commissaris heeft het recht het woord te nemen op de vergadering. In het geval van ernstige tekortkomingen die om een beslissing vragen, heeft de commissaris het recht de syndicus te vragen een algemene vergadering samen te roepen in de loop van het jaar.
Indien de syndicus deze oproepingen niet verstuurt binnen de 30 dagen, heeft de commissaris het recht zelf de agenda te bepalen in functie van zijn vaststellingen en de oproepingen te versturen en zal de resulterende algemene vergadering erkend worden door de mede-eigenaars.
In de loop van het jaar zullen individuele mede-eigenaars en leden van de raad van mede-eigendom aandachtspunten aan de commissaris kunnen communiceren. De commissaris zal hiermee, in de mate van het mogelijke, rekening houden bij zijn controle.
Om zijn controle effectief te kunnen uitvoeren kan de commissaris alle stukken opvragen die hij nodig acht om zijn controle te kunnen uitvoeren, de syndicus dient hem hierbij zijn volstrekte medewerking te geven. Ook mag de commissaris van de syndicus eisen dat deze bij derden schriftelijk bewijs opvraagt van de zaken die de commissaris nodig acht om zijn functie uit te voeren. De syndicus zal hieraan onverwijld gevolg geven.
De commissaris van de rekeningen zal steekproefsgewijs controles uitvoeren, met o.a. aandacht voor volgende zaken:
De commissaris beslist zelf wat deze opneemt in de steekproef en zal in het schriftelijke verslag vermelden wat wel en wat niet gecontroleerd is, zodat een volgende controle hierop afgestemd kan worden.
De commissaris is aansprakelijk indien de vereniging van mede-eigenaars schade ondervindt door het niet correct uitvoeren van hun opdracht.
Wie in de raad van mede-eigendom zit, doet een extra inspanning ten voordele van de vereniging van mede-eigenaars en het hele gebouw. Maar hoort er ook een vergoeding bij die inspanning? Wij leggen het uit.
Lees verderEen raad van mede-eigendom is verplicht voor appartementen met meer dan 20 kavels. Maar hoe kom je precies in deze raad en wat zullen je taken zijn?
Lees verderWie nieuw is in de wereld van de mede-eigendom, ziet soms door de bomen het bos niet meer. In deze blog verduidelijken we daarom het verschil tussen de vereniging van mede-eigenaars (VME) en de raad van mede-eigendom (RvME).
Lees verder