Vaak wordt er aan sleutelbeheer in appartementsgebouwen niet erg veel aandacht besteed, ondanks bijhorende veiligheidsrisico’s vanwege wisselende eigenaars, schoonmakers en verhuur. Zo is het moeilijk een overzicht te bewaren, wanneer er onder andere sprake is van vakantieverhuur of het verhuur van studio’s, die vaak op korte termijn verhuurd worden.
Een goed sluitplan en duidelijke beheeraanpak zijn onvermijdelijk. Wij sommen graag voor je op waaraan je hierbij aandacht dient te besteden.
Uiteraard hebben schoonmaakploegen een sleutel nodig van de buitendeur, maar het beheren van deze sleutels wordt hierdoor moeilijker. Het is namelijk moeilijk bij te houden waar de sleutels zich bevinden, of deze correct teruggegeven worden en of dit correct gebeurde in het verleden.
Een oplossing hiervoor kan een sleutelovereenkomst zijn. Hierin staat duidelijk vermeld wie de sleutel kreeg, wanneer deze werd afgegeven en wat de onderlinge afspraken en verplichtingen zijn. Dit om het overzicht te behouden en discussie in de toekomst te vermijden.
We geven je alvast graag een voorbeeld mee van een sleutelovereenkomst voor appartementen.
Wat betreft de sleutelovereenkomst is het best dat de belangrijkste clausules worden opgenomen in het huisreglement aangezien dit ook bindend is voor huurders.
Hoe dan ook is het best een slot met een veiligheidscilinder te kiezen voor de buitendeuren, aangezien deze niet zomaar gedupliceerd kunnen worden. Deze manier van aanpak stelt veiligheid voorop, vermits er niet gecontroleerd kan worden of huurders sleutels laten bijmaken.
Toch is er ook een technische reden voor deze keuze: als sleutels meermaals gedupliceerd worden, is de kans groot dat de kopieën uiteindelijk te hard afwijken van het origineel en zo de sloten beschadigd zullen raken.
Het verliezen van sleutels valt helaas niet te vermijden en exact daarom dien je er steeds op te letten dat de gegevens van het pand en/of de betrokken ruimte niet op het sleutelplaatje vermeld staan. Zo blijft het pand/de ruimte gesloten voor personen die hiertoe geen toegang hebben.
Een beter alternatief zijn sleutelplaatjes die gekoppeld worden aan een website. Zo kan de vinder nakijken tot wie de sleutel behoort en deze persoon contacteren. Best kan je deze referenties aldus ook in de sleutelovereenkomst noteren zodat sleutels makkelijk te identificeren zijn.
Een syndicus mag je niet verplichten om een reservesleutel van je appartement in hun kantoor te bewaren, maar desondanks kan dit wel zo vermeld staan in het reglement van mede-eigendom. Kijk dit daarom zeker na.
Belangrijk om weten is dat er steeds geredeneerd wordt in het belang van de eigenaar zelf. Indien er zich bijvoorbeeld een lek voordoet wanneer je afwezig bent, dan kan de schade beperkt worden door de syndicus.
De meest efficiënte manier om sleutels te bewaren, is door deze bij te houden in een verzegelde envelop in het kantoor van de syndicus. Zo kun je controleren of de envelop al dan niet geopend is en om een uitleg vragen indien dit het geval is.
Wie in de raad van mede-eigendom zit, doet een extra inspanning ten voordele van de vereniging van mede-eigenaars en het hele gebouw. Maar hoort er ook een vergoeding bij die inspanning? Wij leggen het uit.
Lees verderEen raad van mede-eigendom is verplicht voor appartementen met meer dan 20 kavels. Maar hoe kom je precies in deze raad en wat zullen je taken zijn?
Lees verderWie nieuw is in de wereld van de mede-eigendom, ziet soms door de bomen het bos niet meer. In deze blog verduidelijken we daarom het verschil tussen de vereniging van mede-eigenaars (VME) en de raad van mede-eigendom (RvME).
Lees verder