De onduidelijke verwachtingen omtrent de functie van voorzitter van de AV schrikken sommige mensen af. Aangezien de wet op mede-eigendom verplicht dat deze functie waargenomen wordt door een mede-eigenaar, lijsten we graag de verantwoordelijkheden van de voorzitter op.
De notulen voorlezen en ondertekenen, samen met de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn bij de ondertekening.
Deze taken kunnen eventueel lichtelijk anders verdeeld worden tussen secretaris (syndicus) en voorzitter. Het is wel belangrijk dat er op voorhand duidelijke afspraken zijn over wie wat doet.
De taak van de voorzitter eindigt bij afloop van de vergadering, behalve voor één punt: indien het mandaat van de syndicus beëindigd wordt voor er een opvolger is, zal de oude syndicus de documenten m.b.t. de VME aan de voorzitter moeten bezorgen.
Niet behandelde of niet besliste punten: het is natuurlijk de bedoeling dat de agenda
afgewerkt wordt, maar soms is het gewoon niet haalbaar door de overvloed aan
punten of te lange discussies. Houd daarom de tijd goed in het oog en zorg best dat
de meeste zaken al reeds even op voorhand (online) besproken worden. Dit kan je aldus ook regelen via Quimmo.
Indien de vergadering werkelijk door tijdsgebrek beëindigd moet worden, heeft de
voorzitter twee mogelijkheden:
1. Punten uitstellen tot de volgende algemene vergadering.
2. Indien er belangrijke beslissingen niet genomen zijn, kan er eventueel een bijzondere
algemene vergadering georganiseerd worden om deze punten te bespreken. Dit is natuurlijk
een extra kost voor de VME.
Opgelet: een mede-eigenaar die zich benadeeld voelt omdat een door hem voorgesteld punt niet behandeld is, kan in principe zelf ook aan de rechter vragen een buitengewone AV samen te roepen (BW Art 577-9 §3).
In beide gevallen loont het de moeite om de discussie over deze punten online voort te zetten, zodat er hierover op een volgende vergadering sneller besloten kan worden.
Wat betreft de notulen dienen deze op het einde van de vergadering voorgelezen te worden en ondertekend worden door de voorzitter, de secretaris en de op dat moment nog aanwezige stemgerechtigden. Vaak vertrekken aanwezigen eerder naar huis, maar indien je hier veel belang aan hecht, kan je dus zeker tot dit punt aanwezig blijven.
Dit betekent ook dat de secretaris voorzien zal moeten zijn om deze notulen nog tijdens de vergadering op papier te krijgen, op welke manier dan ook.
Het tellen van de stemmen behoort tot de verantwoordelijkheden van de persoon die de stemmen opneemt. Bij kleinere mede-eigendommen kan deze persoon ook de voorzitter zijn.
Wanneer is er bij het stemmen een meerderheid? Dit wordt berekend door de stemmen voor een bepaald punt te delen door de stemmen tegen het punt. Hierbij worden aanwezige of vertegenwoordigde eigenaars geïncludeerd, zonder onthoudingen, blanco of ongeldige stemmen. Dit geldt eveneens voor eigenaars die de vergadering reeds verlieten (BW Art . 577-6 §8).
Bij het tellen van de stemmen moet de stemopnemer rekening houden met volmachten en ervoor zorgen dat er in geen geval sprake is van een dubbele stemming. Dit dient zeker goed gecontroleerd te worden in het geval van een nipte meerderheid.
In het geval van een onthouding of een tegenstem moeten deze genoteerd worden, samen met de naam van de persoon in kwestie, in de notulen (BW Art 577-6 §10). Volstrekt anoniem stemmen is dus niet langer mogelijk.
Belangrijk om weten is dat een lasthebber van de VME of iemand die in dienst van de VME werkt, zoals de syndicus, de klusjesman of een andere aannemer die ook mede-eigenaar is, niet mag deelnemen aan beraadslagingen. Hij of zij mag aldus ook niet stemmen voor punten die betrekking hebben op zijn of haar opdracht (BW Art 577-6 §9). Dit gaat ook over de leden van de RvME, de commissaris van de rekeningen, etc. wanneer het over hun aanstelling gaat. In dit geval is het best dat de persoon de zaal tijdelijk verlaat.
Wat betreft volmachten dienen volgens artikel 577-6 §7 van het Burgerlijk Wetboek schriftelijk te zijn opgesteld en op naam. Een syndicus mag echter geen volmachten aanvaarden.
Wat betreft de limieten mag een eigenaar meer dan 10% van de stemmen hebben, alsook meer dan drie volmachten. Dit zijn de definitieve limieten. Een eigenaar mag niet meer stemmen gebruiken dan het aantal stemmen van alle eigenaars samen.
Voor de meeste beslissingen volstaat een volstrekte meerderheid. Dit wil zeggen 50% van de stemmen plus een extra stem volgens Art . 577-6 §8 van het Burgerlijk Wetboek. Hetzelfde geldt voor het aanduiden van de mandaten (voorzitter, RvME, commissaris van rekeningen...).
In onderstaande gevallen is er een drie vierde meerderheid nodig volgens, art. 577-7 §1 1° van het Burgerlijk Wetboek:
Voor onderstaande is volgens art. 577-7 §1 2° een vier vijfde meerderheid nodig:
We hopen natuurlijk dat je vergadering vlot en soepel verloopt, maar geven je ook graag enkele tips mogelijke oplossingen mee voor het geval het toch misloopt:
Indien je een van bovenstaande oplossingen aanwendt, zorg je er best voor dat je beschikt over voldoende bewijslast. Vermeld het incident en het verloop duidelijk in een schriftelijke weergave van de vergadering en vraag zoveel mogelijk getuigen om dit mee te ondertekenen of doe
het op een apart document indien de opsteller van de notulen niet meewerkt.
Best voorzie je voor de vergadering reeds de informatie aan de aanwezigen zodat ze dit reeds kunnen inkijken. Op deze manier kan de vergadering efficiënter verlopen en zo mogelijk ook ingekort worden aangezien beslissingen waarschijnlijk sneller gestemd zullen worden. Je kan steeds op Quimmo een forum aanmaken zodat je hier een discussie kan opstarten.
Wie in de raad van mede-eigendom zit, doet een extra inspanning ten voordele van de vereniging van mede-eigenaars en het hele gebouw. Maar hoort er ook een vergoeding bij die inspanning? Wij leggen het uit.
Lees verderEen raad van mede-eigendom is verplicht voor appartementen met meer dan 20 kavels. Maar hoe kom je precies in deze raad en wat zullen je taken zijn?
Lees verderWie nieuw is in de wereld van de mede-eigendom, ziet soms door de bomen het bos niet meer. In deze blog verduidelijken we daarom het verschil tussen de vereniging van mede-eigenaars (VME) en de raad van mede-eigendom (RvME).
Lees verder