Coordinatie statuten door advocaat

Indien enkel het reglement van mede-eigendom wordt aangepast aan de nieuwe wet, dan kan dit onderhands gebeuren, dus zonder dat dit een notariële akte vereist.
Ik vind het wel vreemd dat uw syndicus zich blijkbaar enerzijds niet capabel genoeg voelt om dit werk uit te voeren maar anderzijds wel capabel genoeg om te controleren. 5 werkuren en 75 euro/werkuur lijken me overigens vrij veel.

Ik vind de opmerking van laspiaggia pertinent.

Verder, of het nu door de notaris of door een advocaat gebeurt, er zal toch wel ergens voor betaald moeten worden. Maar voor een recente basisakte - die dan waarschijnlijk nog in elektronische vorm bestaat - vind ik 1000€ niet weinig.

Bedankt voor uw antwoorden. Het lijkt mij inderdaad tegenstrijdig. Ik vraag mij ook af of het niet de taak is van de syndicus om ons de nodige informatie te geven. Er zijn ons geen andere opties aangeboden of enige uitleg verschaft. Aangezien wij een professionele syndicus hebben, zouden we er toch vanuit mogen gaan dat deze onze beste belangen voorhebben? Nu is ook gebleken dat er 2 weken nadat de notaris de nodige inlichten opgevraagd had om de statuten samen te stellen nog een stedenbouwkundige vergunning was aangevraagd.uiteraard staan deze niet beschreven in de statuten. De syndicus is hierover ingelicht. Zou het dan niet normaler zijn om de coordinatie door een notaris te laten doen? Ik vermoed dat dit dan als notariele akte gedaan moet worden. Maar op die manier zouden de statuten volledig zijn. Of kan een advocaat deze nieuw bouwaanvraag ook opnemen in de coordinatie van de statuten? Indien dit het geval is, moet dit dan ook nog via de notaris in een notariele akte opgenomen worden? Ik ben zeer blij dat ik dit forum gevonden heb, aangezien ik al veel bijgeleerd heb door de vele vragen en deskundige antwoorden. 'Kennis is macht'.

Als mede-eigenaar-syndicus ga ik die coödinatie van het RME zelf - naar bestvermogen- proberen uit te voeren. Eens de klus geklaard , vraag ik aan de AV om mijn ontwerp goed te keuren.Wat zeker zal gebeuren. Eind goed, al goed ? Ja, maar, wie controleert eigenlijk de kwaliteit van het geleverde aanpassingswerk ? Of doet dat er niet toe, en is het eigenlijk maar een (vervelende) formaliteit ? "Voilà, ons RME is aangepast, en voor de rest 'business as usual" ? En wie is dan uiteindelijk verantwoordelijk ? De syndicus of de persoon die de coördinatie heeft uitgevoerd, of de mede-eigenaars (die het voor het merendeel geen bal kan schelen) , die de nieuwe versie van dat RME op de AV hebben goedgekeurd ?

Wakwarius

Een onderhandse coördinatie van de statuten is bedoeld om oude statuten aan te passen aan de regels van de nieuwe wet van 2010. De aanpassing moet zich dan ook beperken tot de nodige wijzigingen en kan enkel zonder notariële akte gebeuren wanneer enkel het reglement van mede-eigendom aangepast wordt, zonder dat er aan de basisakte geraakt wordt. Ik vermoed dat de aanpassing in uw geval ingrijpender is en dus via de notaris zal moeten. Anders heeft u, zoals ik het begrijp, een stuk van de VME wat zelfs niet in de basisakte beschreven is. Best vraagt u nog even na bij de notaris.

Neen, aan de basisakte zal niet worden geraakt. Alleen het RME zal worden gecöordineerd met de wet van 2010. Vraag is: dient het eindproduct niet op zijn degelijkheid te worden getoetst ? Moet dus het geleverde coördinatiewerk niet op één of andere manier worden beoordeeld/goedgekeurd ?? 

Wakwarius

Beste,

Ik begrijp een en ander niet écht goed.

In het ene bericht wordt gesteld dat de coördinatie onderhands gebeurt (dus zonder tussenkomst van een notaris), in het andere wordt melding gemaakt van een nieuwe stedenbouwkundige vergunning die werd aangevraagd.

Onder voorbehoud aangezien geen kennis van de historiek noch inzage in stukken, maar in dit laatste lijkt het mij dat de kans niet groot maar wel zeer groot is dat de nieuwe stedenbouwkundige vergunning die zou worden verleend, sowieso een wijziging/een aanpassing of aanvulling van de initiële statuten met zich zal meebrengen.

Dit zal dan zonder meer een authentieke akte behoeven en bijkomend zal inzake meer dan waarschijnlijk de tussenkomst van de VME en/of de individuele mede-eigenaars vereist zijn. Indien dit scenario aan de orde is, dan kan de coördinatie toch ineens in een wijzigende/aanvullende akte worden opgenomen.

Om even terug te komen op de coördinatie; het is de wettelijke taak van de syndicus om aan de vergadering de gecoördineerde versie van de statuten ter goedkeuring voor te leggen. Dat hij hiervoor beroep doet op derden, specialisten, is geoorloofd, doch dat voor een 'eenvoudige' onderhandse coördinatie een prijs wordt gehanteerd die rond de 1.400€ excl. BTW bedraagt, kan geenszins worden aanvaard.  Voor de goede orde wil ik wel meegeven dat het correct en degelijk coördineren van een akte, ook onderhands, toch wel meer inhoudt dan louter wat wetteksten te integreren en/of bepalingen te wijzigen/te schrappen. Het coördineren wordt veel te veel onderschat en dit tot een goede einde brengen vergt zonder meer een aantal uren werk.

De gegeven informatie is inderdaad niet helemaal duidelijk. De stedenbouwkundige inlichtingen opgenomen in de statuten (12 december 2005) en in onze akte ( 21 januari 2006) zijn gebaseerd op brieven van de stad Antwerpen resp. dd 26 mei 2004 en 9 oktober 2005. Een nieuw stedenbouwkundige aanvraag werd gedaan op 14 oktober 2005 , vergund op 10 februari 2006. Dus aangezien de vergunning is aangevraagd nadat de notaris inlichtingen had gevraagd, is deze vergunning niet vermeld in de statuten of onze aankoopakte. De syndicus alsook de mede eigenaars zijn op de hoogte gebracht van deze (nergens beschreven )stedenbouwkundige vergunning. Toen op de laatste AV dd 4 september 2012 het punt 'mandaat advocaat coordinatie statuten' ter sprake kwam, heeft de syndicus ons 2 opties gegeven.1/voor de prijs van 450€, maar dan zouden we maar enkele blz ontvangen of 2/ 1000€ voor een volledig dossier + 5 extra uren voor de controle op de volledigheid en juistheid door de syndicus aan 75€/uur. De AV is akkoord gegaan met optie 2. Ik was in elk geval afgeschrikt dat we onder optie 1, volgens de syndicus, maar enkele blzn zouden ontvangen en alweer niet een volledig naar waarheid akte zouden hebben. Ik ben in mijn onwetendheid er ook vanuit gegaan dat dit zowieso door een notaris moest gecoordineerd worden. Ik zag dit inderdaad als een opportiteit om de statuten ' up to date' te krijgen aangezien niet alle stedenbouwkundige vergunningen vermeld werden. Ik heb deze 'niet opgenomen vergunning' toevallig gezien nadat ik de plannen beschreven in de statuten ben gaan nazien in het stadsarchief. Bij een stroompanne bleken wij opgesloten te zitten. Wij zijn ons vragen gaan stellen bij de veiligheid van het gebouw. Wij hebben toen de plannen opgevraagd bij de syndicus, die ons liet weten dat zij over geen plannen beschikten, nochtans staat er in de statuten dat :' de syndicus is gehouden zorgvuldig te bewaren en aan te vullen - de oorspronkelijke statuten ( basisakte, reglement van mede eigendom, plannen, desgevallend bouwvergunning). De syndicus heeft deze opgevraagd bij de architect die deze blijkbaar ook niet ter beschikking wilde stellen. (ik mocht de architect daar zelf met lastigvallen).Ik ben deze dan maar zelf en op eigen kosten de beschreven plannen gaan aanvragen op het stadsarchief. Een niet onbelangrijk detail is dat de bouwheer tevens mede eigenaar met het grootste aantal aandelen, volgens de statuten werd aangesteld als syndicus in afwachting van de definitieve aanstelling door de eerste AV. De aanstelling van de syndicus moet volgens de statuten gebeuren uit een lijst van minstens twee kandidaten voorgesteld door de eigenaar van de winkelruimte (=bouwheer en mede eigenaar en 'eerste' syndicus). De notaris die de statuten heeft opgesteld is door onze vraag aan hem 'waarom deze vergunning niet is opgenomen in de statuten 'op de hoogte van deze vergunning. De architect is uiteraard op de hoogte? De syndicus evenals alle andere eigenaars zijn nu op de hoogte . Bouwheer,mede eigenaar en eerste syndicus is op de hoogte? Bij wie ligt de verantwoordelijkheid om de initiele statuten te laten aanpassen? Ik wil hier ook nog bij toevoegen dat zowel in de statuten als onze akte vermeld wordt :'voor zover bekend voor het onroerend goed GEEN stedenbouwkundige MISDRIJVEN zijn vastgesteld. Navraag bij pandtoezicht leert ons dat op 12/4/2004 door de toezichter een proces-verbaal is opgesteld wegens een stedenbouwkundige overtreding welke doorgegeven is aan het parket. Ik heb navraag gedaan bij de rechtbank van eerste aanleg die mij liet weten dat deze toestand geregulariseerd is geworden op 10 januari 2007. Houd dit niet in dat op het moment van opstellen statuten (2005) en verlijden akte (2006) er wel degelijk eem sredenbouwkundig misdrijf was vastgesteld? Ik heb deze vraag ook voorgelegd aan de notaris. Hij laat weten dat dit hem niet bekend was: beide stedenbouwkundige uittreksels van de stad Antwerpen melden dat er geen stedenbouwkundige overtreding is. Ik vind het echter niet mijn taak om dit allemaal na te kijken, maar ik zou wel graag door professionele mensen bijgestaan worden in het belang van de klant. Ik ben dan ook zeer dankbaar dat er toch blijkbaar mensen zijn die vrijwillig informatie willen verstrekken aan mensen die vinden dat ze recht hebben op juiste en volledige informatie. Ps; het blijkt nu dat de plannen van ons gebouw NIET zijn uitgevoerd volgens het brandweeradvies. Ook deze info ben ik teweten gekomen door uiteindelijk op eigen kosten de preventiedienst van de brandweer aan te schrijven. De mede eigenaars wilden geen expert aanduiden. De syndicus had al laten weten dat het nakijken wel eens zeer hoge kosten (in een ander gebouw ( 40.000€) met zich mee zou kunnen brengen. Volgens de syndicus veranderde de richtlijnen van de brandweer ook steeds.

In onze residentie werd de coördinatie gedaan door een gespecialiseerd kantoor.
Bij nazicht van de voorgestelde gecoördineerde versie werden door een mede-eigenaar enkele kleine verbeteringen en aanpassingen, specifiek voor onze residentie, voorgesteld.  Verder ook een schrapping, nl. bij aanstelling en schriftelijke overeenkomst van de syndicus had het kantoor in het reglement van mede-eigendom de zin geschreven "De syndicus, in zover hij geen mede-eigenaar is, moet een erkenning hebben van het BIV".  Er werd dus gevraagd in akkoord met de RvME deze zin volledig te schrappen. 
Het gespecialiseerd kantoor maakte geen probleem en heeft met de opmerkingen en de schrapping rekening gehouden, maar de syndicus kon de schrapping "moet erkenning hebben van het BIV" absoluut niet appreciëren.  Ook niet ons argument dat de VME ten alle tijde de vrijheid wenst te behouden tot aanstellen van 't om even wie wettelijk tot die functie toegelaten is ; en verder dat de nieuwe wet hierover niets zegt.
Uit verder opzoekingswerk hebben wij wel kunnen vaststellen dat in vele reeds  gecoördineerde statuten die op algemene vergaderingen werden voorgelegd en goedgekeurd,de VME er zich toe verplicht bij aanstelling van een syndicus alleen iemand te nemen die  een erkenning heeft van het BIV" .
Ook hebben wij ergens gevonden dat de syndicus niet alleen erkend moet zijn door het BIV, maar daarbij ook zijn vergoeding volgens de wettelijke barema's der syndici schriftelijk moet vastgelegd worden.
Wat denkt het forum hierover :
a)Is het normaal dat de VME wordt opgedrongen een syndicus (van het BIV) te nemen ?  Geen vrije keuze meer
b)Is het normaal dat de VME vastgepind wordt op de barema's der syndici ?   Geen onderhandelingsmogelijkheid ; vrije concurrentie

Dat is natuurlijk niet normaal, er zijn andere beroepsgroepen die de functie van syndicus mogen uitoefenen, trouwens een mede-eigenaar mag ook steeds syndicus zijn. Ik zou die clausule zeker laten schrappen. Het is de algemene vergadering die bepaalt wat er in de statuten staat, niet de syndicus.

Ik ben trouwens niet op de hoogte van een vast barema voor syndici. Dat zou dan betekenen dat er prijsafspraken gemaakt worden en dat de vrije concurrentie uitgesloten wordt, wat wettelijk niet mag volgens mij. Het staat het BIV natuurlijk vrij om een tarief voor te stellen maar dat is dan vrijblijvend. Of ik moet ergens iets gemist hebben...

Beste, Dit is nu een typisch voorbeeld van wat de wetgever NIET met coördinatie voor ogen had. Hetgeen die firma doet is op eigen initiatief bepalingen binnen de bestaande akte wijzigen/aanbrengen en dat kan en mag niet! Alleszins niet zonder dat de betreffende wijzigingen /aanvullingen het voorwerp van een dagordepunt hebben uitgemaakt en werden goedgekeurd door de algemene vergadering. Bijkomend behoeft i.p. zulke wijziging een notariële tussenkomst. Inzake spreken we dan ook niet meer over een 'gewone' coördinatie maar over een wijzigende akte. Wat het inschrijven van het ereloon van de syndicus betreft; de betreffende stipulering is gewoonweg niet toegelaten. Er bestaat geen vastgelegd barema voor syndici aangezien dit door Europa verboden is. Het BIV heeft ooit zulke barema's op haar site geplaatst maar ze werd ertoe verplicht deze te verwijderen. Daarenboven kan men niet gaan opleggen dat de syndicus een BIV erkende persoon moet zijn.

'Onder voorbehoud aangezien geen kennis van de historiek noch inzage in stukken, maar in dit laatste lijkt het mij dat de kans niet groot maar wel zeer groot is dat de nieuwe stedenbouwkundige vergunning die zou worden verleend, sowieso een wijziging/een aanpassing of aanvulling van de initiële statuten met zich zal meebrengen'. Wie is er verantwoordelijk om de initiele statuten te laten aanpassen/ wijzigen/aanvullen na het verkrijgen van een stedenbouwkundige vergunning? (Op het moment dat de vergunning verkregen was, was het grootste deel van de appartementen reeds verkocht). Bouwheer (=aanvrager van de vergunning)?

Bij ons wordt er een offerte voorgelegd van 5000 tot 8500 euro exclusief BTW. Is dit een aanvaarbare prijs voor aanpassing van de statuten aan de nieuwe wet ? Ik denk het niet. Graag een reaktie.

Dat lijkt me toch heel heel heel erg veel

@Sophie

Om hierover te kunnen oordelen is vooreerst lezing in de initiële akte(n) en eventuele andere documenten (notulen van de voorbije jaren) noodzakelijk. Elk gebouw/groep van gebouwen is anders en dient geval per geval te worden bekeken.

In jullie geval lijkt het me duidelijk dat het hier niet enkel en alleen over het aanpassen aan de nieuwe wet gaat (dus het louter coördineren) maar dat het om de een of andere reden noodzakelijk is om de akte authentiek te gaan wijzigen/te gaan aanpassen.

In de prijs gaat naast de eigenlijk coördinatie en de bijkomende wijzigingen i.p. ook het ereloon en de staat van kosten (aktekosten, registratierechten,...) van de notaris vervat zitten.

Afhankelijk van de grootte van het gebouw of wanneer het om een groep van gebouwen gaat is de door u aangehaalde prijszetting niet abnormaal.

Betreft het natuurlijk wel louter en alleen de coördinatie, dan klopt er iets niet met die prijs. Voor een "eenvoudige" onderhandse coördinatie moet je tussen de 850€ a 1.100€ excl. BTW rekenen. Ik spreek dan wel over een correcte coördinatie en niet over het eenvoudigweg toevoegen van de wettekst aan de akte waarvoor men ook geld durft te vragen; in die gevallen is zelfs 10€ teveel.

Graag vernam ik of de door de AV goedgekeurde gecoördineerde statuten verplicht ter registratie moeten voorgelegd worden ?
Ik heb daaromtrent nog niets gelezen op het Forum.
Staat dit expliciet in de wet of is dit evident als bewijs dat de wettelijk opgelegde coördinatie ook gebeurd is ?

Volgens een syndicus moet deze registratie niet gebeuren indien  de AV daar geen melding heeft van gemaakt op het ogenblik dat zij de gecoördineerde tekst heeft goedgekeurd.
De syndicus verwijst naar het verslag of de notulen en beweert dus dat hij geen registratie hoeft te doen indien de AV hem hiervoor geen opdracht heeft gegeven. 
Is deze zienswijze correct ?
Hoe dan in de toekomst bewijzen dat er bepaalde wijzigingen werden opgenomen in de coördinatie ?
N.B. : het gaat om onderhandse wijzigingen, waarvoor geen authentieke akte vereist is.
 

Normaal worden de onderhands gecoördineerde statuten overgeschreven op het hypotheekkantoor, anders zijn ze niet tegenstelbaar aan derden. Je kan dan niet er van uitgaan dat iedereen er aan gehouden is.

Naar nieuwe kopers van een kavel in uw VME zou u er wel van kunnen uitgaan dat dit waterdicht is, gezien ze een afschrift ontvangen van de notaris. Maar wat als er een fout gemaakt wordt? En wat als derden in hun contacten met de VME gehouden zouden zijn aan bepaalde clausules, maar u niet kunt aantonen dat zij de statuten ontvangen hebben?

De syndicus, anderzijds, zal waarschijnlijk geen risico willen nemen door kosten te doen die niet voorgelegd zijn aan de algemene vergadering. Misschien best op de volgende AV even een agendapunt van maken en dit stemmen. Of, in geval van een kleine VME, een schriftelijke stemming vragen (moet unaniem zijn).