Het dossier is klaar, de offertes zijn binnen en geanalyseerd en je hebt een goed zicht op de syndici die in aanmerking komen om de huidige te vervangen. Nu moet je de stemming inplannen.
Daarbij heb je de keuze om te wachten tot de volgende statutaire algemene vergadering of een buitengewone algemene vergadering te organiseren met de vervanging van de syndicus als agendapunt. Wat is de beste optie en hoe vermijd je een blokkering?
Hoe dan ook moet de vervanging met een gewone meerderheid beslist worden op een (buitengewone) algemene vergadering.
Welke tactiek je volgt hangt sterk af van de dringendheid van de vervanging, de datum wanneer het mandaat van de huidige syndicus afloopt en het aantal agendapunten dat verder nog behandeld moet worden. Laat je er niet toe verleiden de huidige syndicus gewoon te ontslaan zonder dit goed doordacht te hebben. Weet dat de syndicus, na het ontslag, de vergadering niet meer kan verder zetten en de andere agendapunten dus onbehandeld zouden blijven. De nieuwe syndicus zal zich eerst willen inwerken en zal de vergadering in principe ook niet verder willen zetten. Je laat de vervanging van de syndicus dan ook best achteraan op de agenda zetten of je stemt voor een vervanging die pas ingaat op een latere datum.
Indien het mandaat van de huidige syndicus doorloopt na de AV en je hen voldoende vertrouwt, kan je de gewone AV afwachten, de vervanging stemmen, maar pas laten ingaan bij het aflopen van het mandaat. Zo kan de periode tot de nieuwe syndicus er is, overbrugd worden.
Indien de vervanging snel moet gebeuren (bv. vertrouwensbreuk), of je de afloop van de gewone AV niet wilt hinderen, kan je een buitengewone algemene vergadering organiseren met als enige agendapunt de vervanging van de syndicus. De volgende gewone AV kan dan normaal afgewikkeld worden.
In heel dringende gevallen, voor een kleine VME, zou je tijdelijk een mede-eigenaar als syndicus kunnen aanstellen. Deze kan dan wat meer tijd nemen om een definitieve syndicus te zoeken.
Alvorens de vervanging in gang te zetten, laat je best een grondige controle van de rekeningen door de rekeningcommissaris uitvoeren. Dan kan je ook vermijden dat er op de AV kwijting aan de syndicus gegeven wordt terwijl er openstaande zaken zijn.
Om een BAV te organiseren, moet je handtekeningen verzamelen van voldoende mede-eigenaars om minstens 20% van de stemmen te vertegenwoordigen.
Je kan de syndicus dan aangetekend verzoeken om een buitengewone algemene vergadering te organiseren met als agendapunt de vervanging van de syndicus.
Indien de syndicus daarna niet binnen de dertig dagen een oproeping aan alle mede-eigenaars verstuurd heeft, kan één van de aanvragers zelf de vergadering geldig samenroepen. Nodig zeker de syndicus mee uit om alle discussies achteraf te vermijden.
Om de vergadering samen te roepen heb je de adressen en aandelen van de mede-eigenaars nodig. De syndicus is bij wet verplicht (Art 577-8 §4 16°) die gegevens te bezorgen. Volgens sommige interpretaties zou je zelfs de e-mailadressen moeten krijgen. Verstuur de uitnodiging voor de zekerheid aangetekend, zeker als je niet precies weet welke mede-eigenaars zich akkoord hebben verklaard met een niet-aangetekende verzending.
Zowel voor een gewone AV als voor een BAV moet je een agendapunt voorstellen aan de syndicus. Bij een gewone AV moet dit gebeuren ten laatste drie weken voor de eerst mogelijke dag dat de vergadering kan plaatsvinden. Deze datum moet in het reglement van mede-eigendom terug te vinden zijn.
Hoe dan ook, moet je het agendapunt heel precies formuleren. Het gebeurt wel meer dat een syndicus een creatieve interpretatie van een agendapunt maakt. Zo kan je vraag voor een agendapunt om over de vervanging van de syndicus te beslissen wel eens opgenomen worden als "Stemming over de verlenging van het mandaat van de syndicus". In dat geval kan er dan ook over niets anders gestemd worden en ben jij buiten spel gezet.
Doe dus een ondubbelzinnig voorstel ("Aanstellen van een nieuwe syndicus, ontslag van de huidige") en een zinnetje met een korte inhoud. Vermeld bovendien dat dit letterlijk in jouw woorden op de agenda vermeld wordt. Indien de syndicus het anders formuleert en dit een invloed kan hebben op de uitslag, vraag dan aangetekend dat dit rechtgezet wordt en meld dat je de beslissing zult laten vernietigen voor de vrederechter indien het punt hierdoor niet gestemd wordt.
Zorg voor een dossier ter inzage van de mede-eigenaars. De wet zegt over de uitnodiging van de AV luidt dan ook: "De bijeenroeping vermeldt volgens welke nadere regels de documenten over de geagendeerde punten kunnen worden geraadpleegd."
Indien je een ruimte voor je VME op Quimmo hebt, kan je daar een beknopt overzicht ter beschikking stellen. Maak daarbij nog eens een goed overzicht van de redenen waarom de huidige syndicus niet voldoet.
Nu is het wachten op de volgende stap: de algemene vergadering zelf. Zorg dat ook deze goed voorbereid is.
Andere artikels in het stappenplan:
Stap 1: Maak een volledig plan
Stap 2: De mede-eigenaars overtuigen
Stap 3: Op zoek naar een nieuwe syndicus
Stap 4: Lastenboek en offertes
Stap 5: Het agendapunt voor de algemene vergadering
Het overtuigen van de mede-eigenaars bij het vervangen van de syndicus is een van de moeilijkste stappen. Vaak wordt er te weinig tijd aan besteed, verloopt de vergadering stroef en krijgt de huidige syndicus misschien een nieuw mandaat van drie jaar.
Lees meerNu je een eindselectie van valabele kandidaten hebt gemaakt, is het tijd om concreter te worden en schriftelijke offertes te vragen. Vraag echter nooit zomaar een vrije offerte aan elke syndicus, want dan krijg je zoveel verschillende antwoorden als je aanvragen gedaan hebt.
Lees meerJe hebt de zaak goed voorbereid en het lijkt erop dat je een meerderheid van de mede-eigenaars mee krijgt om van syndicus te veranderen. In dat geval is het tijd om in actie te komen en op zoek te gaan naar een opvolger.
Lees meer