Nu je een eindselectie van valabele kandidaten hebt gemaakt, is het tijd om concreter te worden en schriftelijke offertes te vragen. Vraag echter nooit zomaar een vrije offerte aan elke syndicus, want dan krijg je zoveel verschillende antwoorden als je aanvragen gedaan hebt.
Dit wordt daarom heel moeilijk om te vergelijken. Je kan beter een klein lastenboek maken met wat je verwacht van de syndicus en een antwoord punt per punt vragen. Zo krijg je beter vergelijkbare aanbiedingen.
Wat moet er concreet in een lastenboek staan?
Voor je standaardlijsten gaat gebruiken, vraag je best eens aan alle mede-eigenaars wat de belangrijkste verwachtingen voor de syndicus zijn. Stel zelf een lijst op die je als basis gebruikt. Denk hier aan de zaken die je wél goed vindt aan de huidige syndicus en die je ook van de nieuwe syndicus verwacht. Doe hetzelfde voor de punten waarvan je niet tevreden was en formuleer hoe je het dan wel wil.
Je kunt dan het lijstje publiceren op het forum van je gebouw op Quimmo en de mede-eigenaars vragen om aanvullingen te doen.
Vraag duidelijk hoe het beheer in de praktijk gebeurt. Hoe verzekert de syndicus de controle op aannemers, zoals schoonmaakdienst, hersteldiensten…
Welke technische controles doet deze in de loop van het jaar en hoe vaak voor een VME zoals de jouwe? Is er een registratie van de controles?
Vraag ook eens een voorbeeld van een geanonimiseerd onderhoudsplan van een ander gebouw. In Nederland is het bijvoorbeeld gebruikelijker dat er een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) opgemaakt wordt met een duidelijke planning van toekomstige kosten. Dit maakt het gemakkelijker te anticiperen en zorgt voor een waardebehoud van je eigendom. In België is deze planning vaak nog gokwerk.
Hoe gebeurt de inzage in documenten van de mede-eigendom. Kan de rekeningcommissaris deze controle na de werkuren uitvoeren of alleen tijdens de kantooruren? Onder welke voorwaarden kunnen andere mede-eigenaars de documenten inzien? Wat is de kost voor kopieën? Is alles online beschikbaar via een website, is hij bereid de documenten op uw VME website op Quimmo te zetten?
Vraag de syndicus een contractvoorstel mee te sturen met de offerte. Kijk of dit compatibel is met alle eisen in je reglement van mede-eigendom en het reglement van inwendige orde (je reglement zou bijvoorbeeld kunnen vermelden dat er drie controles van de boekhouding per jaar zijn, dat de algemene vergadering midden juli plaatsvindt en dat het in een weekend of 's avonds moet zijn...). Indien niet, vraag of het contract aangepast kan worden. Of stuur hem een kopie van het reglement op, samen met de offerte-aanvraag.
De andere optie is dat je zelf een contract voorstelt, maar dan heb je de nodige ervaring nodig. Er bestaan wel typecontracten, bijvoorbeeld bij het AES. Verder kan je je ook laten inspireren door het wetsvoorstel met de minimumtaken van een syndicus.
Probeer ook te bereiken dat de syndicus een jaarcontract voorstelt i.p.v. een mandaat van drie jaar. Een syndicus die zelf overtuigd is van de eigen dienstverlening zal er minder op tegen hebben om jaarlijks hun mandaat te moeten vernieuwen. Het eerste jaar is tegelijkertijd het moeilijkste is en niet elke syndicus zal dit accepteren.
Naar wie moeten de offertes gestuurd worden? Best niet naar je huidige syndicus, tenzij deze zelf ontslag neemt en mee zoekt naar opvolging. Laat ze best sturen naar een van de leden van de raad van mede-eigendom, waarbij de raad dan samen de evaluatie doet. Of, indien er geen RME is, laat ze sturen naar één van de mede-eigenaars die achter de vervanging van de syndicus staat.
Wees kritisch en ga niet gewoon voor de laagste prijs! Er zijn syndici die aan abnormaal lage tarieven per kavel werken. De verleiding is dan misschien groot om deze inkomsten aan te vullen met geheime commissielonen op aannemingsopdrachten, wat de VME uiteindelijk duurder komt te staan..
Reken ook eens uit hoeveel de syndicus op een heel jaar aan je VME verdient. Bereken dan eens hoeveel uren deze hiervoor kan presteren, aan een normaal uurloon. Bedenk dat deze binnen deze uren alle technisch beheer en controles moet doen, vergaderingen, verslagen, boekhouding, lastenboeken, aannemers aansturen...
Vraag duidelijk en schriftelijk wat inbegrepen is in het forfaitair tarief en wat niet. Welke kosten worden er aangerekend voor zaken die eventueel niet inbegrepen zijn, zoals:
• Een buitengewone algemene vergadering
• Een samenkomst van de raad van mede-eigendom
• Administratie, fotokopie en portkosten
• Inzage van dossiers op de zetel van de syndicus
• Opname tellers
• Samenstellen van een dossier bij verkoop
• Verbrekingsvergoeding
• Afhandelen schadedossiers
• Lastenboeken voor en contracten met aannemers
• Uurtarief en verplaatsingsvergoeding voor bijkomende prestaties
Vraag of de kandidaat een clausule in het contract wil opnemen die stipuleert dat zaken die niet expliciet vermeld zijn als apart aangerekende kosten, de facto in het ereloon inbegrepen zijn.
Vraag eveneens naar de indexering die toegepast wordt op de prijzen. Let ook heel goed op met de prijsvergelijking: sommige syndici rekenen BTW aan, anderen niet!
Wanneer de offertes binnen zijn, kan je de mede-eigenaars verwittigen via het forum op Quimmo en hen de mogelijkheid aanbieden de offertes te bekijken, voor maximale transparantie.
Andere artikels in het stappenplan:
Stap 1: Maak een volledig plan
Stap 2: De mede-eigenaars overtuigen
Stap 3: Op zoek naar een nieuwe syndicus
Stap 4: Lastenboek en offertes
Stap 5: Het agendapunt voor de algemene vergadering
Je hebt goede kandidaten gevonden, de huidige syndicus heeft de vervanging correct als punt op de agenda van een (buitengewone) algemene vergadering gezet en de uitnodigingen zijn verstuurd. Nu komt het er op neer de vergadering goed voor te bereiden en het verloop goed onder controle te houden om de stemming correct en wrijvingsloos te laten verlopen.
Lees meerJe hebt de zaak goed voorbereid en het lijkt erop dat je een meerderheid van de mede-eigenaars mee krijgt om van syndicus te veranderen. In dat geval is het tijd om in actie te komen en op zoek te gaan naar een opvolger.
Lees meerHet overtuigen van de mede-eigenaars bij het vervangen van de syndicus is een van de moeilijkste stappen. Vaak wordt er te weinig tijd aan besteed, verloopt de vergadering stroef en krijgt de huidige syndicus misschien een nieuw mandaat van drie jaar.
Lees meer