Je hebt goede kandidaten gevonden, de huidige syndicus heeft de vervanging correct als punt op de agenda van een (buitengewone) algemene vergadering gezet en de uitnodigingen zijn verstuurd. Nu komt het er op neer de vergadering goed voor te bereiden en het verloop goed onder controle te houden om de stemming correct en wrijvingsloos te laten verlopen.
Eerst en vooral moet je er rekening mee houden dat de vergadering voorgezeten moet worden door een mede-eigenaar. Het is heel belangrijk dat deze persoon de vergadering goed leidt en de huidige syndicus binnen de perken van hun bevoegdheden houdt, indien je vreest dat het hier kan mislopen.
Verder moet er op een algemene vergadering ook een secretaris aangeduid worden. Bij veel vergaderingen wordt deze rol uit praktische overwegingen door de syndicus ingevuld. Maar het kan ook een mede-eigenaar zijn, en voor deze specifieke beslissing is dat laatste natuurlijk de beste keuze.
Je moet dus zorgen dat er goede kandidaten zijn voor beide functies en best op voorhand met hen bespreken wat de aandachtspunten zijn. Je kunt dit natuurlijk gemakkelijk organiseren indien je gebouw een eigen ruimte heeft op Quimmo, waar je op voorhand op zoek kunt gaan naar kandidaten. Wacht niet tot de vergadering zelf, want als er geen kandidaten zijn, zit je in een lastig parket en zal de syndicus misschien opnieuw secretaris of zelfs voorzitter moeten zijn.
Besef goed dat je de huidige syndicus moeilijk nog aansprakelijk kunt stellen voor fouten wanneer je hen eerst kwijting verleend hebt voor het beleid (behalve als deze echt informatie achtergehouden of vervalst heeft). Maak al de aanwezigen hiervan bewust en stel de kwijting zo nodig uit of doe ze onder voorbehoud van een aantal te controleren/corrigeren punten.
Maak een goede samenvatting van de offertes die je gekregen hebt en zeker van de referenties die je gehoord hebt in andere gebouwen. Stel deze voor aan de algemene vergadering en laat daarna de kandidaat-syndici kort hun diensten voorstellen. Het is nuttig dat ze aanwezig zijn, zodat ze op eventuele vragen kunnen antwoorden.
Veel mede-eigenaars zijn niet mondig, terwijl een door de wol geverfde syndicus het klappen van de zweep kent en weet hoe die de dynamiek van de vergadering naar hun hand kan zetten. Zorg dus dat zowel de huidige syndicus als de kandidaat-syndici hun zaak kunnen toelichten, maar daarna de vergadering verlaten terwijl de mede-eigenaars beraadslagen (zie Art. 577-6 §9). Anders kunnen eigenaars "dichtklappen" en in aanwezigheid van de syndicus niet voor het ontslag durven stemmen. Hier ligt dus een belangrijke taak voor de voorzitter van de AV.
In conflictsituaties kan je eventueel zorgen voor voldoende bewijsmateriaal in geval van discussie.
Sommige mede-eigenaars zijn emotioneel betrokken bij de huidige syndicus, in de positieve of in de negatieve zin. Sommigen hebben voorkeur voor een groot kantoor, anderen voor een klein en voor alles zijn wel argumenten te vinden. Probeer deze discussie zoveel mogelijk op voorhand te houden op het forum van je gebouw op Quimmo en al naar een consensus te werken. Op dit forum kan je ook al je eindselectie vooraf voorstellen, zodat mede-eigenaars nog eens in hun kennissenkring kunnen horen of iemand ervaring heeft met deze syndici.
Je kunt dan de conclusies voorstellen op de AV en vanaf dat punt nog verder argumenteren op basis van wat men zonet gehoord heeft.
Zorg er in de eerste plaats voor dat er meer dan één kandidaat is, al is dat voor een kleine VME niet altijd makkelijk. Anders kan er geïnsinueerd worden dat je een bepaalde kandidaat naar voor wil schuiven.
Er moet ook duidelijk afgesproken worden hoe er gestemd wordt. Voor de keuze van een nieuwe syndicus is een 50%+1 meerderheid nodig. Maar wat indien er 3 kandidaten zijn en elk krijgt een derde van de stemmen? Iedereen wil dus de huidige syndicus weg, maar toch is er geen meerderheid voor een nieuwe.
Vermeld daarom duidelijk dat er in meerdere stemrondes gewerkt kan worden en beschrijf duidelijk op voorhand hoe, zodat er achteraf geen discussie is. Een mogelijke, maar zeker niet de enige, organisatie kan zijn:
Ronde 1
Er wordt opeenvolgend gestemd voor elk van de kandidaten. Indien één kandidaat hier al een 50%+1 meerderheid heeft, is de zaak beklonken en wordt deze de nieuwe syndicus. Indien meerdere kandidaten 50%+1 halen, wordt degene met de meeste stemmen gekozen.
Je kan de eigenaars toelaten om op elk van de kandidaten een stem uit te brengen. Het is immers best mogelijk dat iemand zich kan vinden in meerdere kandidaten.
Ronde 2
Indien er geen duidelijke winnaar is in ronde 1, kan je voor elk van de kandidaten de stemmen voor de kandidaat nemen en de tegen-stemmen aftrekken (om de kandidaten met te veel tegenstanders ook te weren), geen rekening houdend met de onthoudingen. Degene met de slechtste score wordt geëlimineerd. Een nieuwe stemronde met de resterende kandidaten verloopt op dezelfde manier als de eerste.
Ronde 3
Nog geen kandidaat met 50%+1?. Je kan de procedure dan nog eens herhalen, tot de kandidaten uitgeput zijn.
Blijft er nog maar 1 kandidaat over en krijgt deze ook geen 50%+1? Dan blijft de huidige syndicus aan, want het heeft weinig zin hem te ontslaan als er geen nieuwe gekozen kan worden.
Deze organisatie kan je natuurlijk aanpassen aan de specifieke situatie in de mede-eigendom en afhankelijk van het aantal kandidaten. Je kan ook al op voorhand op je Quimmo forum hierover van gedachten wisselen.
Opgelet: zoals eerder aangehaald, kan de syndicus, wanneer het ontslag gestemd is, de vergadering niet meer voortzetten. Meer info vind je in de voorgaande artikels.
Het is wettelijk verplicht met een schriftelijk contract te werken, ook voor een mede-eigenaar-syndicus. Het is natuurlijk onhaalbaar dat alle eigenaars het contract zouden moeten ondertekenen (tenzij in een heel kleine VME). Anderzijds is er geen enkele mede-eigenaar die de VME formeel kan vertegenwoordigen, ook niet de leden van de raad van mede-eigendom. Het is daarom belangrijk dat je op de AV ook expliciet stemt dat een bepaalde eigenaar, of de leden van de RME samen, een mandaat krijgen om het contract met de syndicus te ondertekenen. Neem dit op als deel van de stemprocedure.
Zorg er tot slot voor dat het contract afloopt enkele weken na de periode van een volgende algemene vergadering, zodat je nog wat respijt heeft als je deze syndicus ook weer zou willen vervangen.
Andere artikels in het stappenplan:
Stap 1: Maak een volledig plan
Stap 2: De mede-eigenaars overtuigen
Stap 3: Op zoek naar een nieuwe syndicus
Stap 4: Lastenboek en offertes
Stap 5: Het agendapunt voor de algemene vergadering
Nu je een eindselectie van valabele kandidaten hebt gemaakt, is het tijd om concreter te worden en schriftelijke offertes te vragen. Vraag echter nooit zomaar een vrije offerte aan elke syndicus, want dan krijg je zoveel verschillende antwoorden als je aanvragen gedaan hebt.
Lees meerNu de nieuwe syndicus verkozen is op de algemene vergadering, rest de taak om de overdracht tussen de ontslagen en de nieuwe syndicus te regelen. In de meeste gevallen is dit een zaak tussen beide syndici, maar het is best dat de mede-eigenaars een oogje in het zeil houden. Er kan immers nog een en ander mislopen, zeker indien de vroegere syndicus tegen hun zin vertrekt.
Lees meerHet dossier is klaar, de offertes zijn binnen en geanalyseerd en je hebt een goed zicht op de syndici die in aanmerking komen om de huidige te vervangen. Nu moet je de stemming inplannen.
Lees meer